1 Einleitung

27

1.1 Ziel dieses Buches

27

1.2 Was ist SharePoint überhaupt?

29

1.2.1 Zusammenarbeit von Mitarbeitern und Partnern

31

1.2.2 Communities und Wissensmanagement

33

1.2.3 Dokumentenmanagement

34

1.2.4 Web Content Management

35

1.2.5 Suchen und Finden

35

1.2.6 Business Intelligence

37

1.2.7 Individuelle Lösungen

38

1.3 Erfahrungen von Anwendern: Wofür setze ich SharePoint ein?

39

1.3.1 »SharePoint ist ein Dokumentenmanagementsystem!«

39

1.3.2 »SharePoint ist eine Suchmaschine für meine Unternehmensdaten!«

40

1.3.3 »Mit SharePoint löse ich meinen Fileserver und meine Outlook-Aufgaben ab!«

41

1.3.4 »Mit SharePoint habe ich meine Projektmanagementlösung gefunden!«

41

1.3.5 »SharePoint ist perfekt für die Zusammenarbeit mit externen Partnern!«

42

1.3.6 »Unser neues Intranet ist mit SharePoint so einfach zu bedienen und sieht sehr gut aus!«

43

1.3.7 »SharePoint kann alles ein bisschen, aber nichts so ganz!«

43

1.3.8 »Jeder Prozess kann auf SharePoint abgebildet werden!«

44

1.3.9 »SharePoint macht mein Unternehmen zum Social Business!«

44

1.3.10 »Alle unternehmensrelevanten Daten laufen in SharePoint zusammen und werden aufbereitet dargestellt!«

45

1.3.11 »War das bereits alles, was SharePoint kann?«

46

1.4 Typische Herausforderungen bei der Einführung

46

1.4.1 Welches Ziel möchten Sie mit der Einführung von SharePoint erreichen?

46

1.4.2 Vorbereitung der Einführung

47

1.4.3 Die inhaltliche Struktur festlegen

49

1.4.4 Verantwortlichkeiten und Dokumentationsempfehlungen

50

1.5 Microsoft 365 vs. On-Premises-Installation

52

1.5.1 Wie sieht SharePoint Online aus?

53

1.5.2 Möglichkeiten bei Microsoft 365 im Vergleich zu SharePoint 2019 oder Subcription Edition (SE)

54

1.5.3 Wolke oder Erde? Das ist Ansichtssache!

56

1.6 Versionen, Editionen und Updates

57

1.6.1 Entwicklung von SharePoint von 2001 bis heute

58

1.6.2 Was waren die wesentlichen Neuerungen von SharePoint 2016?

65

1.6.3 Was sind die wesentlichen Neuerungen von SharePoint 2019?

68

1.6.4 Was sind die wesentlichen Neuerungen der SharePoint Server Subscription Edition?

70

1.6.5 Welche Edition ist die richtige für mich?

72

1.6.6 Wie komme ich an Updates für meine SharePoint-Umgebung?

77

1.7 Alte und neue Tools für die Erstellung von SharePoint-Lösungen

78

1.7.1 Veraltete Tools, die weiterleben

78

1.7.2 Datenverarbeitung und Formulare mit Access und Visio Services

84

1.7.3 Microsoft Outlook, Word, Excel und PowerPoint

85

1.7.4 Business Intelligence Tools

90

1.7.5 Erweiterung von Formularen mit JavaScript-Erweiterungen

93

1.7.6 Exkurs für Entwickler: Wenn alle Stricke reißen

93

1.7.7 Welches Tool ist nun das richtige für mich?

96

2 Mit diesen SharePoint-Funktionen legen Sie einfach los

101

2.1 Meine erste SharePoint-Website erstellen

102

2.1.1 Erstellen einer Websitesammlung

103

2.1.2 Erstellen einer Website

106

2.1.3 Die bereitgestellten Apps nutzen

111

2.2 Informationen zentral verwalten

117

2.2.1 Arbeiten mit benutzerdefinierten Listen

117

2.2.2 Besondere Listen zur Verwaltung von Hyperlinks nutzen

148

2.2.3 Aufgaben, Termine und Kontakte verwalten

156

2.2.4 Diskussionsrunden, Umfragen und Ankündigungen

176

2.3 Gemeinsames Arbeiten an Dokumenten

185

2.3.1 Ein erster Blick auf die Dokumentbibliothek

185

2.3.2 Automatische und manuelle Versionierung von Dokumenten

189

2.3.3 Exklusives Sperren von Dokumenten

195

2.3.4 Parallele Dokumentenbearbeitung

199

2.3.5 Verwendung von Metadaten anstelle von Ordnern

202

2.3.6 Inhaltstypen nutzen

205

2.3.7 Offlineverfügbarkeit und ihre Grenzen

209

2.4 Inhalte für andere Benutzer freigeben

214

2.4.1 Benutzer und Gruppen verwalten

214

2.4.2 Websiteberechtigungen

216

2.4.3 Websitesammlungsadministratoren

218

2.4.4 Neue Berechtigungsstufen erstellen

219

2.4.5 Neue Gruppe erstellen

222

2.4.6 Berechtigungen überprüfen

224

2.4.7 Informationen schnell freigeben

225

2.4.8 Berechtigungen einschränken

228

2.5 Benutzerinformationen und mein persönlicher Arbeitsbereich

229

2.5.1 Was weiß SharePoint mindestens über mich?

230

2.5.2 Mein Profil

233

2.5.3 Meine Website

239

2.5.4 Wie sieht mein Profil für andere Nutzer aus?

244

2.6 Administration von Websites und Websitesammlungen

247

2.6.1 Navigationsmöglichkeiten und -einstellungen

247

2.6.2 Websiteaktionen vs. Websiteeinstellungen

256

2.6.3 Vorlagen, Features und Webparts

265

2.6.4 Websiteinhalt und »Inhalt und Struktur« nutzen

280

2.7 Erstellen von Seiten und Hinzufügen von Webparts

283

2.7.1 Inhalte einstellen und Formate nutzen

285

2.7.2 Webparts hinzufügen

286

2.7.3 Webparteigenschaften pflegen

288

2.7.4 Webparts miteinander verknüpfen

290

2.7.5 Seiten verwalten und mittels Workflows freigeben

295

2.7.6 Seitenvorlagen nutzen

302

2.8 Apps aus dem SharePoint Store

306

2.8.1 Wie füge ich eine App aus dem SharePoint Store zu meiner Website hinzu?

306

2.8.2 Website-App-Berechtigungen verstehen

313

2.8.3 Weitere Informationen zu installierten Apps erhalten

315

2.9 Die nächsten Schritte

316

3 Aufbau eines mitarbeiterzentrierten Intranets

321

3.1 Wie fange ich damit an und erstelle die Informationsarchitektur?

323

3.1.1 Konzeption der Navigation im Mitarbeiterportal

324

3.1.2 Vorbereitung unseres Portals

325

3.2 Bereitstellung von Abteilungs- und Unternehmensinformationen

329

3.2.1 Regelungen und Vorgaben im Unternehmen

332

3.2.2 Neuigkeiten, Pressemitteilungen und Geschäftsziele

338

3.2.3 Angebote für die Mitarbeiter veröffentlichen

343

3.2.4 Betriebs- und Abteilungsversammlungen

343

3.2.5 Darstellung von Informationen aus den Fachbereichen

347

3.3 Unterstützung des Redaktionsprozesses

354

3.3.1 Wie soll der Prozess für die Erstellung und Freigabe neuer Inhalte aussehen?

354

3.3.2 Seiten erstellen und bearbeiten

356

3.3.3 Prozess für die Veröffentlichung von Informationen

363

3.3.4 Die Veröffentlichung (temporär) aufheben

364

3.4 Möglichkeiten zur Einbindung der Mitarbeiter

366

3.4.1 Bereitstellen eines Schwarzen Bretts

367

3.4.2 Inhalte bewerten und kommentieren

370

3.4.3 Ideen einstellen, diskutieren und bewerten

376

3.4.4 »Herzlichen Glückwunsch zum Geburtstag!« – eine Funktion für den ganz besonderen Tag

380

3.5 Onboarding von neuen Mitarbeitern

383

3.5.1 Vorbereitungen zur Begrüßung neuer Mitarbeiter

385

3.5.2 Herzlich willkommen als neues Mitglied des Teams

393

3.5.3 Der »Neue« stellt sich vor – der Mitarbeitersteckbrief

396

3.5.4 Wer ist noch neu dabei? – Kollegen finden

406

3.6 Weiterbildungsmaßnahmen planen, durchführen und Feedback einholen

407

3.6.1 Seminarangebot verwalten

409

3.6.2 Bedarf an einem Seminar melden

416

3.6.3 Anmeldung durch die Personalabteilung und die Vorgesetzten der Mitarbeiter prüfen

419

3.6.4 Termin für ein Seminar festlegen und die Mitarbeiter einladen

422

3.6.5 Abschließende Arbeiten an unserer Website

425

3.6.6 Communities für den Wissenstransfer gründen

426

3.6.7 Seminare auf Basis festgelegter Kriterien bewerten

429

3.6.8 Auswertung der Rückmeldungen

437

3.7 Zentrales Adressbuch

439

4 Aufgaben, Termine und Dokumente besser verwalten

447

4.1 Teamräume zur Unterstützung des Wissensmanagements und des täglichen Informationsaustauschs

448

4.1.1 Vorschlag für eine Informationsrichtlinie

450

4.1.2 Konzeption: Welche Funktionen benötigen wir zur Verwaltung von Aufgaben, Terminen und Dokumenten?

453

4.1.3 Community zur Unterstützung des Wissensmanagements einrichten

454

4.2 Prozessunterstützung im Rahmen des Projektmanagements

460

4.2.1 Eine Liste zur Verwaltung der Projekte einrichten

463

4.2.2 Einen Projektarbeitsraum auf Basis einer eigenen Vorlage erstellen

465

4.2.3 Websitevorlage für Projekte definieren

470

4.2.4 Mein erstes Projekt anlegen

476

4.3 Unternehmensweites Vorlagenmanagement am Beispiel des Angebotserstellungsprozesses

479

4.3.1 Die Website zur Ablage von Vorlagen und Dokumenten einrichten

481

4.3.2 Freigabeprozess für neue Versionen einer Vorlage

483

4.3.3 Konfiguration von Vorlagen für eine Dokumentbibliothek

486

4.3.4 Eine Angebotsmappe erstellen

490

4.3.5 Dauerhafte Links nutzen

494

4.3.6 Pflege von Metadaten zur Unterstützung der Suche

497

4.3.7 Integration von Metadaten in ein Word-Dokument

498

4.3.8 Den Dokumentinformationsbereich zur Pflege der Dokumenteigenschaften nutzen

500

4.3.9 Feedback zu einem Dokument einfordern

501

4.3.10 Wann ist ein Dokument veraltet?

505

4.4 Planung von Mitarbeitern und Nachverfolgung von Aufgaben

507

4.4.1 Zentrale Ressourcen erfassen

511

4.4.2 Planung von zentralen Ressourcen

515

4.4.3 Einsatzplanung von Mitarbeitern vornehmen

518

5 Integration von weiteren Unternehmensprozessen in Ihr Mitarbeiterportal

529

5.1 Rekrutierung neuer Mitarbeiter

531

5.1.1 Eine Website für das Personalmanagement einrichten

533

5.1.2 Stellenausschreibungen verwalten

536

5.1.3 Bewerbungen erfassen und bewerten

539

5.2 Verwaltung von Mitarbeiterdaten

550

5.2.1 Daten von bereits angestellten Mitarbeitern erfassen

551

5.2.2 Kandidaten als Mitarbeiter einstellen

556

5.2.3 Aufgaben für die Begrüßung neuer Mitarbeiter

566

5.3 Verwaltung von Arbeitszeiten

571

5.3.1 Projekte und Aktivitäten verwalten

573

5.3.2 Arbeitszeiten erfassen

580

5.3.3 Urlaub beantragen und Abwesenheitszeiten in die Zeiterfassung übertragen

587

5.3.4 Kunden- oder mitarbeiterbezogene Auswertungen durchführen

594

5.4 Unterstützung der internen IT mit einem Ticketsystem

601

5.4.1 Ticketsystem aufbauen

602

5.4.2 Ein Ticket erstellen

609

5.4.3 Tickets bearbeiten und Notizen hinzufügen

611

5.4.4 Integration einer Systemüberwachung

612

5.5 Besucher ankündigen und begrüßen

620

5.5.1 Neue Besucher ankündigen

623

5.5.2 Workflow für das Aufgabenmanagement nutzen

632

5.5.3 Arbeitsbereiche zur Verwaltung der Termine nutzen

636

5.5.4 Wie wird der Besuch begrüßt?

640

5.6 Zentrale Erfassung von Telefonnotizen

649

5.7 Prozesse überwachen

656

5.7.1 Modellierung eines Prozesses mit Visio und Verknüpfung mit einer Datenquelle

658

5.7.2 Überwachung des Prozesses in SharePoint

664

5.7.3 Aggregation von Daten in einem Business Intelligence Center

670

5.7.4 Exkurs: einen Prozess mit einem Workflow besser unterstützen

677

5.7.5 Zwischenfazit und Ausblick

681

6 Wichtige Aufgaben in Ihrem Portal, die Sie nicht vergessen sollten

683

6.1 Informationen suchen und finden

684

6.1.1 Exkurs für Farmadministratoren: Konfiguration der Suche in einer On-Premises-Installation

686

6.1.2 Anpassung der Suchergebnisseite im Suchcenter

703

6.1.3 Suchen ohne ein Suchcenter

705

6.2 Design- und Layoutanpassungen

709

6.2.1 Eine Designvorlage erstellen

710

6.2.2 Gestaltungsvorlagen ausprobieren und anpassen

716

6.2.3 Erstellen einer neuen Gestaltungsvorlage

721

6.2.4 Layoutanpassungen mittels CSS

729

6.2.5 Layoutanpassungen mittels Anzeigevorlagen

734

6.3 Ein Datenarchiv erstellen und nutzen

745

6.3.1 Wann sind Daten veraltet, und wer legt das fest?

746

6.3.2 Datenarchiv vs. direkte Verwaltung der Datensätze

747

6.3.3 Ein Dokument als Datensatz deklarieren

747

6.3.4 Ein Datenarchiv einrichten

752

6.3.5 Daten an ein Archiv senden

753

6.4 Aufbau eines Compliance Centers

754

6.4.1 eDiscovery Center

755

6.4.2 In-Situ-Speicherrichtliniencenter

764

6.4.3 Compliancerichtliniencenter

765

6.5 Berichte

771

6.6 Möglichkeiten für Mehrsprachigkeit

776

6.6.1 Primäre Sprache für eine Website auswählen

778

6.6.2 Weitere Sprachen für eine Website konfigurieren

779

6.6.3 Nutzen von Variationen und Übersetzungsdiensten

780

6.7 Ist SharePoint mobil?

789

6.7.1 Ansicht für mobile Browser nutzen

790

6.7.2 Responsive UI Package für SharePoint 2013 und 2016

797

6.7.3 SharePoint-Mobile-App

800

6.7.4 Eine Website mit vielen Gesichtern

801

6.7.5 Abonnieren mobiler Benachrichtigungen

804

6.7.6 Pushbenachrichtigungen nutzen

804

6.7.7 Business Intelligence auf meinem iPad

805

6.7.8 Arbeiten mit Office-Dokumenten

807

6.7.9 SharePoint weiß, wo ich gerade bin!

809

7 Teamarbeit in modernem Design unterstützen

817

7.1 SharePoint-Startseite als Ausgangspunkt der Teamarbeit

817

7.2 Meine erste moderne SharePoint-Website erstellen

820

7.2.1 Startseite einer modernen Teamwebsite

821

7.2.2 Unterstützung von Smartphones und Tablets

822

7.3 Gemeinsames Arbeiten an Dokumenten

825

7.3.1 Aktionsleiste auf Ebene der Bibliothek

826

7.3.2 Spalten erstellen

828

7.3.3 Ansichten verwalten

830

7.3.4 Exkurs für Entwickler: benutzerdefinierte Formatierungen

833

7.3.5 Informationen zu den letzten Aktivitäten

842

7.3.6 Aktionsleiste für Dokumente und Elemente

843

7.4 Neuigkeiten veröffentlichen

845

7.5 Administration von Websites und Websitesammlungen

848

7.5.1 Websiteeinstellungen

848

7.5.2 Websiteinhalte verwalten

850

8 Kommunikationswebsites in einem Social Intranet

853

8.1 SharePoint-Startseite als zentrale Informationsstelle

853

8.2 Kommunikationswebsite als Eingangsbereich Ihres Social Intranets

855

8.3 Administration von Websites

862

8.3.1 Website teilen

862

8.3.2 Websiteeinstellungen

865

8.4 Entscheidungshilfe: Einsatz von SharePoint SE oder 2019

866

9 Migration von älteren Versionen nach SharePoint Server Subscription Edition (SE)

871

9.1 Warum sollen wir auf SharePoint SE migrieren?

872

9.2 Welche Herausforderungen sind bei einer Migration zu berücksichtigen?

874

9.2.1 Einbeziehen der Mitarbeiter

875

9.2.2 Entscheidung für eine Migration oder ein Upgrade

876

9.2.3 Kein direktes Upgrade von älteren SharePoint-Versionen auf 2016 bzw. 2019

876

9.2.4 Eigenentwicklungen aufgepasst!

877

9.3 Empfohlene Vorgehensweise für ein Upgrade

877

9.4 Möglichkeiten für eine Migration

881

9.4.1 QuickEdit und Windows Explorer zur Übertragung von Inhalten

881

9.4.2 Entscheidung für eine Migrationslösung

882

10 Hybride Einsatzszenarien von Microsoft 365 und SharePoint On-Premises

885

10.1 Eine hybride Umgebung einrichten

887

10.2 Inhalte in einer hybriden Umgebung suchen

889

10.3 Kurzüberblick über Microsoft-365-Dienste

890

10.4 Konzept der Microsoft-365-Gruppen

892

10.5 Businessanwendungen in einer hybriden Umgebung

895

10.6 Entscheidungshilfe: Welche Inhalte kommen auf welche Plattform?

897

11 Hilfestellungen zur Umsetzung eigener Ideen

899

11.1 Unterschiede zwischen SharePoint 2013, 2016, 2019 und SE

899

11.1.1 Allgemeine Einschränkungen

900

11.1.2 Dateigrößenbeschränkung

901

11.1.3 Einschränkungen bei der Auswahl von Datei- und Ordnernamen

902

11.1.4 Gesperrte Dateitypen in SharePoint 2016

903

11.1.5 Gesperrte Dateitypen in SharePoint 2013 und früher

905

11.1.6 Workflows

908

11.1.7 Suchfunktionen

908

11.2 Eigene Ideen planen und umsetzen

908

11.2.1 Präsentation Ihrer Idee

909

11.2.2 Detaillierte Anforderungsanalyse

910

11.2.3 Konzeption, Realisierung und Dokumentation

912

11.2.4 Präsentation Ihrer Lösung

913

11.2.5 Pilotphase und Meldung von Fehlern und Änderungswünschen

914

11.2.6 Schulen der verschiedenen Anwendergruppen

915

11.2.7 Abnahme und Produktivsetzung

916

12 Schnellzugriff auf die für Sie relevanten Inhalte

917

12.1 Schnellzugriff für Anwender und Poweruser

918

12.1.1 Was mache ich, wenn ich bestimmte Webparts oder Apps nicht finde?

918

12.1.2 Gemeinsamer Überblick über die in den Übungen verwendeten Werkzeuge

919

12.1.3 Übersicht der verwendeten Tools

924

12.2 Schnellzugriff für angehende Administratoren

926

12.3 Schnellzugriff für angehende Entwickler

929