1 Einführung in SAP Information Lifecycle Management

21

1.1 Von der Datenarchivierung zu ILM: Wo der Schuh drückte und was Abhilfe schaffte

21

1.2 Aufbewahrung und rechtliche Rahmenbedingungen

28

1.2.1 Organisationsform und Aufbewahrung im Rechnungswesen

29

1.2.2 Organisationsform und Sozialpartnerschaft

31

1.2.3 Aufbewahrung im Personalbereich

31

1.2.4 Aufbewahrung und Datenschutz

34

1.2.5 Aufbewahrung und spezielle Rechtsquellen

36

2 Grundfunktionen von SAP ILM

39

2.1 Archivierungsobjekt und Datenvernichtungsobjekt

40

2.2 Das ILM-Objekt

40

2.3 Das Prüfgebiet – Ihr Grund zur Definition von Aufbewahrungsregeln

46

2.3.1 Auflistung vorhandener Prüfgebiete in Transaktion ILMARA

47

2.3.2 Prüfgebiet anzeigen und ändern

50

2.3.3 Prüfgebiet anlegen

51

2.3.4 Prüfgebiet kopieren oder zusammenführen

52

2.3.5 Ankreuzfeld »Objektzuordnung«

55

2.3.6 ILM-Aktionen im Archivschreibprogramm

58

2.3.7 ILM-Fähigkeit von Archivierungsobjekten

62

2.4 Regelwerkkategorien

63

2.5 Regelwerke – die Schatzkiste mit den Regeln

66

2.5.1 Objektkategorie

66

2.5.2 Regelwerk in Transaktion IRMPOL anlegen

67

2.5.3 Sonderzeichen in Bedingungsfeldern (Transaktion IRM_CUST_CSS)

71

2.5.4 Regeln im Regelwerk anlegen

73

2.5.5 Unterschiede zwischen Aufbewahrungs- und Verweilregeln

82

2.5.6 Schnellere Regelpflege mit Regel- und Objektgruppen

83

2.5.7 Übersicht über Ihre Regelwerke

92

2.5.8 Transport und Änderungsprotokollierung von Regelwerken und Regeln

93

2.5.9 Mandantenübergreifende und -spezifische Objekte im Information Retention Manager

95

2.6 Vom WebDAV und der BC-ILM-Zertifizierung zum ILM Store Browser

95

2.6.1 Strukturierte und unstrukturierte Daten in der ILM-Ablage

97

2.6.2 Definition von ILM-Ablagen

102

2.6.3 Storage and Retention Service für ILM-Ablagen

106

2.6.4 Ablegen von Archivdateien in der ILM-Ablage

108

2.6.5 Umgang mit bereits existierenden Dateien und Originalbelegen

111

2.6.6 Umsetzung von Archivdateien

112

2.6.7 ILM Store Browser

117

2.6.8 Archive Routing und SAP ILM

122

2.7 Datenvernichtungsfunktionen

123

2.7.1 Einführung: Funktionsumfang der Datenvernichtung

124

2.7.2 Vernichtung aus der Datenbank per Archivierungsobjekt

126

2.7.3 Vernichtung aus der Datenbank per Datenvernichtungsobjekt

128

2.7.4 Ergänzende Beispiele: die Vernichtung von Benutzerstammdaten

132

2.7.5 Vernichtung aus der zertifizierten ILM-Ablage

136

2.7.6 Vernichtung von Anlagen

146

2.7.7 Transaktion ILM_CHANGE_RET

158

2.7.8 Erweiterungsspot ES_ILM_DESTRUCTION

163

2.7.9 Ergänzende Beispiele: die Vernichtung von Stammdaten

168

3 Systemeinstellungen

177

3.1 Benötigte Business Functions

177

3.2 Benötigte HTTP-Services

179

3.3 ILM-Rollen und -Transaktionen

181

4 Sperren von personenbezogenen Daten vorbereiten

183

4.1 Wie die DSGVO SAP ILM zur Blütezeit verhalf

183

4.2 Vereinfachtes Sperren und Löschen personenbezogener Daten: Lösungsübersicht

189

4.3 Vorbereitungen für das Sperren von Stammdaten in Transaktion SPRO

195

4.3.1 Business Functions aktivieren

195

4.3.2 Berechtigungsgruppe definieren

196

4.3.3 Führendes Stammdatensystem registrieren

199

4.3.4 Weitere Customizing-Einstellungen

203

4.4 Vorbereitungen für das Sperren von Bewegungsdaten in Transaktion SPRO

207

4.5 Vorbereitungen für das Sperren von Stammdaten in SAP ILM

207

4.5.1 Vorbereitungen in Transaktion ILMARA

208

4.5.2 Vorbereitungen in Transaktion IRMPOL

211

4.6 Vorbereitungen für das Sperren von Bewegungsdaten in SAP ILM

217

4.7 Anwendungsregelvarianten

222

4.7.1 Szenario A: Aufbewahrungsdauer von Stammdaten

224

4.7.2 Szenario B: Verweildauer, abhängig von den Organisationseinheiten

225

4.8 Vorbereitungen für das Archivieren von Stamm- und Bewegungsdaten

229

4.9 Vorbereitungen aus der Sicht des abhängigen und führenden Stammdatensystems

232

5 Sperren von personenbezogenen Daten durchführen

237

5.1 Sperren von Bewegungsdaten im Geschäftsprozess

237

5.2 Anzeige von gesperrten Bewegungsdaten im Geschäftsprozess

238

5.2.1 SD-Szenario 1: Benutzer mit Prüfberechtigung

239

5.2.2 SD-Szenario 2: Benutzer ohne Prüfberechtigung

240

5.2.3 FI-Szenario 1: Benutzer mit Prüfberechtigung

240

5.2.4 FI-Szenario 2: Benutzer ohne Prüfberechtigung

241

5.3 Sperren von Stammdaten im Geschäftsprozess

242

5.3.1 Szenario 1: Kunde kann nicht gesperrt werden – kein Geschäft; Verweildauer nicht abgelaufen

243

5.3.2 Szenario 2: Kunde kann gesperrt werden – kein Geschäft; Verweildauer abgelaufen

247

5.3.3 Szenario 3: Kunde kann nicht gesperrt werden – nicht abgeschlossenes Geschäft

248

5.3.4 Szenario 4: Kunde kann gesperrt werden – abgeschlossenes Geschäft; Verweildauer abgelaufen

249

5.4 Lokaler EoP-Check (Zwischenprüfung ohne Setzen des Sperrkennzeichens)

254

5.5 Anzeige von gesperrten Stammdaten im Geschäftsprozess

256

5.5.1 Szenario 1: Gesperrten Kunden mit Prüfberechtigungen anzeigen

256

5.5.2 Szenario 2: Gesperrten Kunden mit Prüfberechtigungen ändern

257

5.5.3 Szenario 3: Gesperrten Kunden ohne Prüfberechtigungen anzeigen und ändern

257

5.5.4 Szenario 4: FI-Beleg zum gesperrten Kunden einsehen

259

5.5.5 Szenario 5: Debitoreneinzelpostenliste – Benutzer ohne Prüfberechtigungen

260

5.6 Entsperren von Stammdaten im Geschäftsprozess

262

5.7 Mögliche Kombinationen und Reihenfolgen für das Sperren personenbezogener Daten

266

5.7.1 Szenario 1: Einmalkunde, Stammdaten vorhanden, keine Bewegungsdaten

266

5.7.2 Szenario 2: Kunde nur in einem Geschäftsjahr, Stammdaten und Bewegungsdaten liegen vor

267

5.7.3 Szenario 3: Treue Geschäftspartner, Stammdaten liegen vor, Bewegungsdaten liegen in mehreren Geschäftsjahren vor

269

5.8 Ergänzende Beispiele: das Sperren von Benutzerstammdaten

270

5.8.1 Sperren von Benutzerstammdaten

271

5.8.2 Sperren eines Geschäftspartners, der mit einem Benutzerstammdatum verbunden ist

272

6 Zusatzfunktionen im Retention-Management-Szenario

275

6.1 ILM-Benachrichtigungen

275

6.1.1 Die Problematik mit dem Löschen verteilter Daten

276

6.1.2 Relevanz für das vereinfachte Sperren und Löschen von personenbezogenen Daten

277

6.1.3 Funktionen und Konfiguration der ILM-Benachrichtigungen

279

6.2 ILM-Erweiterungen der Archivverwaltung

285

6.3 ILM Work Center

288

6.3.1 Aktivierung und Voraussetzungen

289

6.3.2 ILM Work Center für Archivierung

291

6.4 ILM Store

303

6.4.1 Architekturüberblick

303

6.4.2 Einstellungen im ILM-Store-System für strukturierte Daten

303

6.4.3 Einstellungen im führenden System für strukturierte Daten

309

6.4.4 Einstellungen im ILM-Store-System für unstrukturierte Daten

312

6.4.5 Einstellungen im führenden System für unstrukturierte Daten

315

6.5 Data Controller Rule Framework

318

6.5.1 Betriebswirtschaftliche Abstraktion

318

6.5.2 Funktionen und Konfiguration des Data Controller Rule Frameworks

324

6.5.3 Vorteile der Verwendung des Data Controller Rule Frameworks

342

6.6 Legal Case Management

344

6.6.1 Übersicht und Anzeige vorhandener Rechtsfälle

345

6.6.2 Das Konzept der BOR-Objekttypen und ihre Verbindung zu ILM-Objekten

345

6.6.3 Rechtsfall anlegen oder ändern

346

6.6.4 Rechtsfallbedingte Sperren setzen

354

6.6.5 Extraktion von Datenobjekten mit einer rechtsfallbedingten Sperre

356

6.6.6 Rechtsfall abschließen oder löschen

358

6.7 Information Retrieval Framework

359

6.7.1 Konzept des Information Retrieval Frameworks

360

6.7.2 Einrichtung und Personalisierung des Information Retrieval Frameworks

361

6.7.3 Erzeugung eines IRF-Datenmodells

363

6.7.4 IRF-Datenmodell testen

367

6.7.5 Durchführung einer Beauskunftung

369

6.7.6 Vorteile der Verwendung des Information Retrieval Frameworks

371

7 SAP ILM in SAP S/4HANA Cloud Public Edition

373

7.1 Generelle Unterschiede in SAP S/4HANA Cloud Public Edition

373

7.2 Benötigte Benutzerrollen und Anwendungskataloge

375

7.3 Prüfgebiete

375

7.3.1 Die App »ILM-Prüfgebiet«

376

7.3.2 Die App »Lösung konfigurieren«

378

7.4 ILM-Objekte

381

7.5 Regelwerke

382

7.5.1 Die App »ILM-Regelwerke«

382

7.5.2 Die App »Lösung konfigurieren«

384

7.6 Objektgruppen und Regelgruppen

385

7.6.1 Die App »ILM-Objektgruppen verwalten«

385

7.6.2 Die App »Lösung konfigurieren«

388

7.7 Archivierung

388

7.7.1 Archivierungsjobs einplanen

389

7.7.2 Lösch- und Ablagejob einplanen

396

7.7.3 Archivierungsjobs überwachen

396

7.7.4 Anzeige von archivierten Daten

398

7.8 Stammdatensperrung

401

7.9 ILM-Geschäftsregeln verwalten

406

7.10 Datenvernichtungsfunktionen

407

7.10.1 Für Daten aus der Datenbank über ein Archivierungsobjekt

408

7.10.2 Für Daten aus der Datenbank über ein Datenvernichtungsobjekt

408

7.10.3 Für abgelegte Archivdateien

411

8 Sperren und Vernichten in SAP HCM for SAP S/4HANA

415

8.1 Einführung

415

8.1.1 Historie

416

8.1.2 Gesetze und Vorgaben

417

8.1.3 Das Implementierungsprojekt

418

8.1.4 Analyse der vorhandenen und vernichtungsrelevanten Daten in SAP HCM for SAP S/4HANA

419

8.1.5 Datenschutzkonforme Behandlung der Daten in SAP HCM for SAP S/4HANA

422

8.1.6 Testmanagement und Performance

423

8.2 Personalnummern nach Austrittsmaßnahme sperren

426

8.3 Zeitraumabhängige Berechtigungssteuerung in SAP HCM for SAP S/4HANA

430

8.3.1 Default-Berechtigungszeiträume

434

8.3.2 Rollenspezifische Berechtigungszeiträume

436

8.3.3 Zeitabhängiger Zugriff auf Abrechnungsergebnisse

438

8.3.4 Zusätzliche zeitraumabhängige Erweiterungsmöglichkeiten

441

8.3.5 Zeitabhängige Zugriffssteuerung im Reporting

442

8.3.6 Zeitraumabhängige Zugriffsbeschränkung auf komplette Personalfälle

444

8.4 Datenvernichtung in SAP HCM for SAP S/4HANA mit SAP ILM

446

8.4.1 Umsetzung der Datenvernichtung in SAP HCM for SAP S/4HANA

447

8.4.2 Löschsystematik

457

8.4.3 Konfiguration der Datenvernichtung

457

8.4.4 Ablauf der Datenvernichtung

472

8.4.5 Beispielszenario mit den Archivierungsobjekten HRTIM_ABS und HRTIM_QUOT

494

8.4.6 Reihenfolge der Datenvernichtung

497

8.4.7 Berechtigungskonzept für die Datenvernichtung

499

8.4.8 Kundenerweiterungen

499

8.4.9 HR-Prozess-Workbench für die Datenvernichtung

504

8.4.10 Blockieren der Vernichtung (Veto)

511

8.5 Komplettlöschung eines Personalfalls in SAP HCM for SAP S/4HANA

514

8.5.1 Klassische Programme RPUDELPN und RPUDELPP

516

8.5.2 Vernichtungsobjekt HRPA_PERNR

518

8.6 Weitere vernichtungsrelevante Daten in SAP HCM for SAP S/4HANA

526

8.6.1 Infotyp-Protokollierung

526

8.6.2 Verarbeitungsprotokolle (Anwendungs-Log)

528

8.6.3 Abrechnungsdaten, Zeitauswertungsergebnisse und Reisedaten

529

8.6.4 Workitems und IDocs

536

8.7 Überblick über die Funktionen und Transaktionen

538

9 Umsetzung eines SAP-ILM-DSGVO-Projekts

539

9.1 Bestandsaufnahme

540

9.2 Phasen eines SAP-ILM-DSGVO-Projekts

542

9.2.1 Vorbereitung

543

9.2.2 Analysephase

554

9.2.3 Implementierung und Test

559

9.2.4 Erweiterungsmöglichkeiten und BAdIs in SAP ILM

565

9.2.5 Testen in der Qualitätssicherungsumgebung

571

9.2.6 Go-live und produktive Nutzung

575

9.3 Typische Systemlandschaften im SAP-ILM-DSGVO-Projekt

577

9.3.1 Replikation von personenbezogenen Stammdaten zwischen Systemen

577

9.3.2 Umgang mit verschiedenen Gruppen von personenbezogenen Stammdaten

579

9.3.3 Mehrere führende Systeme mit Kunden und Lieferanten

582

9.3.4 Integration von HCM-Systemen

587

9.3.5 Integration von Nicht-ABAP-Systemen

590

9.4 Typische Anforderungen in einem SAP-ILM-DSGVO-Projekt

591

9.4.1 Geschäftsprozess einer Internetfirma

591

9.4.2 Prozessdaten und Aufbewahrungsfristen

593

9.4.3 Auskunftspflicht

595

9.4.4 Berechtigungen von Mitarbeitern

597

9.4.5 Wie kommen die Daten wieder aus dem System?

598

9.5 Spezialfälle und wie man sie mit SAP ILM umsetzt

605

9.5.1 Löschung auf Anfrage – das Recht auf Vergessen

605

9.5.2 Archivierung ohne Aufbewahrungsregel

608

9.5.3 Sperren transaktionaler Daten

609

10 Systemstilllegung mit SAP ILM Retention Warehouse

611

10.1 Grundlagen und Begriffsklärung

611

10.2 Systemarchitektur

613

10.3 Replikation von Daten aus dem Altsystem ins SLT-System

616

10.3.1 Konfiguration für die Extraktion im SLT-System

617

10.3.2 Replikation der Daten aus dem Altsystem

623

10.4 Archivierung von Daten aus dem Altsystem

627

10.4.1 Konfiguration der Legacy Extraction Workbench

628

10.4.2 Durchführung der Archivierung mithilfe der Legacy Extraction Workbench

631

10.5 Übernahme der Archivdateien ins RW-System

636

10.5.1 Verwaltungsdaten übernehmen

638

10.5.2 Dateien umsetzen

639

10.5.3 Dateien ablegen

640

10.6 Reporting über Daten im RW-System

641

10.6.1 Reporting-Tools

644

10.6.2 Beispiel für die Auswertung mit dem lokalen Reporting

645

10.6.3 Accelerated Reporting und Nutzung von SAP BusinessObjects

654

11 Den Datenlebenszyklus kundeneigener Entwicklungen mit SAP ILM verwalten

657

11.1 Entscheidungskriterien für einen ILM-Anschluss

657

11.2 ILM-Fähigkeit des Archivierungsobjekts

661

11.3 ILM-Fähigkeit des Archivschreibprogramms

664

11.3.1 Voraussetzung: ein standardisiertes klassisches Archivierungsobjekt

664

11.3.2 Die drei ILM-Aktionen korrekt implementieren

664

11.3.3 Erweiterungen beim Aufruf des Funktionsbausteins ARCHIVE_OPEN_FOR_WRITE

668

11.3.4 Erweiterungen beim Aufruf des Funktionsbausteins ARCHIVE_SAVE_OBJECT

669

11.3.5 Erweiterungen beim Aufruf des Funktionsbausteins ARCHIVE_PROTOCOL_COLLECT

670

11.4 Das Datenvernichtungsobjekt – die Alternative zum Archivierungsobjekt

671

11.4.1 Ein Datenvernichtungsobjekt entwickeln

672

11.4.2 Ein Datenvernichtungsprogramm entwickeln

676

11.4.3 Ein Vorlaufprogramm entwickeln

683

11.5 Ein ILM-Objekt anlegen – Transaktion IRM_CUST

684

11.5.1 Vorbereitungen

684

11.5.2 Überblick über die notwendigen und optionalen Schritte

687

11.5.3 Zeitbezüge für Beginnermittlung

689

11.5.4 Zeitversätze für Beginnermittlung

692

11.5.5 Standardbedingungsfelder

693

11.5.6 Optionale Einstellungen

694

11.5.7 Kopfdaten des ILM-Objekts

695

11.5.8 Objektkategorieübergreifende Einstellungen zum ILM-Objekt

698

11.5.9 Objektkategoriespezifische Einstellungen zum ILM-Objekt

709

11.5.10 Qualität des ILM-Objekts prüfen

734

11.5.11 Transaktion ILMSIM – Simulation der Regelauswertung

737

Anhang

739

A Literaturhinweise

739