1 Einführung in SAP Fieldglass

33

1.1 Einsatzfelder

34

1.1.1 Systemnutzen und Vorteile

34

1.1.2 Lösungsumfang

35

1.2 Positionierung im Intelligent Enterprise

37

1.3 Programmorganisation

39

1.3.1 Implementierungspartner und Beratung

39

1.3.2 Managed Service Provider

39

1.4 Implementierung und Lifecycle Management

42

1.4.1 Arten der Implementierung

43

1.4.2 Governance

44

1.4.3 SAP Activate

45

1.4.4 Implementierung mit einem Managed Service Provider oder einem SAP-Partner

46

1.4.5 Change Management und Kommunikation

47

1.5 Benutzeroberfläche

47

1.6 Zusammenfassung

52

2 Architektur: Beschaffungsprozesse und Module

53

2.1 Zugang und Module

53

2.2 Beschaffungsprozesse

55

2.2.1 Fremdpersonal

58

2.2.2 Leistungsbeschreibungen

59

2.2.3 Externer Mitarbeiter ohne Tätigkeitsnachweise

61

2.3 Periphere Module

66

2.3.1 Entscheidungsformulare

66

2.3.2 Assistent

71

2.3.3 Projekte

77

2.4 Zusammenfassung

82

3 Fremdpersonal: Prozesse und Funktionen

83

3.1 Beschaffungsprozess

83

3.2 Prozessdetails

87

3.2.1 Tätigkeitsprofile erstellen und übermitteln

87

3.2.2 Bewerbermanagement

95

3.2.3 Arbeitsaufträge erstellen und genehmigen

98

3.2.4 Zeit- und Ausgabenerfassung, Rechnungsstellung

100

3.2.5 Revisionen und Abschluss

101

3.2.6 Andere Prozesse

105

3.3 Typ des Fremdpersonals und Tätigkeitsprofilvorlagen

107

3.3.1 Typ des Fremdpersonals

107

3.3.2 Tätigkeitsprofilvorlagen

110

3.4 Qualifikationen

113

3.5 Bewerbungsgespräch

115

3.6 Arbeitnehmerüberlassung in Deutschland

118

3.7 Zusammenfassung

119

4 Ausschreibungen und Leistungsbeschreibungen: Prozesse und Funktionen

121

4.1 Ausschreibungen und Leistungsbeschreibungen

123

4.1.1 Erstellung einer Ausschreibung

124

4.1.2 Antworten und Auswahl der Lieferanten

128

4.1.3 Erstellung einer Leistungsbeschreibung

129

4.1.4 Lieferantenprüfung und Genehmigung

134

4.1.5 Fakturierung

135

4.1.6 Überarbeitung und Abschluss

136

4.2 Funktionen, Einstellungen und Prozesse

136

4.3 Klassifizierung der Ausschreibungen und Leistungsbeschreibungen

138

4.4 Leistungsbeschreibungstyp

142

4.4.1 Konfiguration von Leistungsbeschreibungstypen

142

4.4.2 Etikettensätze

147

4.5 Leistungsbeschreibungsvorlagen

148

4.5.1 Erstellen und Einrichten von Leistungsbeschreibungsvorlagen

149

4.5.2 Stamm-Leistungsbeschreibung

151

4.5.3 Nicht abrechenbare Leistungsbeschreibungen

152

4.5.4 Kopieren, Verlängern, Überarbeiten und Schließen von Leistungsbeschreibungen

153

4.6 Weitere Konfigurationen und Überlegungen

155

4.7 Einzelposten und Bibliotheken

159

4.7.1 Klauseln

162

4.7.2 Managementereignisse

167

4.7.3 Ereignisse

168

4.7.4 Zeitpläne

173

4.7.5 Gebühren

177

4.7.6 Externe Leistungsbeschreibungs-Mitarbeiter*innen

183

4.7.7 Fragenbibliothek

188

4.8 Anwendungsfälle und Beispiele

190

4.8.1 Holdback verwenden

190

4.8.2 Agile Projekte verwalten

190

4.8.3 Leading Practices

191

4.9 Zusammenfassung

192

5 Unternehmensstruktur

195

5.1 Implementierung

196

5.2 Master Data: Einsatzort und Ort

198

5.2.1 Einsatzort

198

5.2.2 Ort

201

5.2.3 Unternehmenskalender

203

5.3 Master Data: Geschäftsbereich

204

5.3.1 Geschäftsbereich erstellen

205

5.3.2 Zuordnungen zu Geschäftsbereichen

206

5.4 Master Data: Kostenstelle

207

5.4.1 Kostenstelle anlegen

207

5.4.2 Zuordnungen

208

5.4.3 Detail des segmentierten Objekts

209

5.4.4 Kostenstellen - Design und Nachhaltigkeit

211

5.4.5 Aufgabencode erstellen

212

5.5 Master Data: Rechtseinheit

213

5.5.1 Rechtseinheit erstellen

213

5.5.2 Zuordnungen

214

5.5.3 Anwendungsbeispiel

215

5.6 Art der Arbeit

217

5.7 Benutzer

218

5.7.1 Benutzer erstellen

219

5.7.2 Benutzerzugriff auf Master Data

221

5.7.3 Den Funktionszugriff definieren

222

5.7.4 Präferenzen einrichten

224

5.7.5 Bevollmächtigte und Delegierte

225

5.8 Benutzerrolle

226

5.8.1 Benutzerrollen erstellen

226

5.8.2 Berechtigungen

227

5.9 Lieferanten

228

5.9.1 Lieferanten einladen

228

5.9.2 Lieferantenregistrierung

229

5.9.3 Zuordnungen

231

5.9.4 Lieferantenverteilerlisten konfigurieren

232

5.9.5 Lieferantenkonten konfigurieren

233

5.9.6 MSPs und Multi-MSPs

236

5.10 Externe Mitarbeiter*innen

236

5.10.1 Externe Mitarbeiter*innen registrieren

237

5.10.2 Startseite für externe Mitarbeiter*innen einrichten

239

5.10.3 Sicherheits-ID erstellen

240

5.10.4 Stammdatensätze von externen Mitarbeiter*innen konfigurieren

244

5.10.5 Höchstüberlassungsdauer

246

5.11 Zusammenfassung

249

6 Tarife und Raten

251

6.1 Raten im Beschaffungsprozess

251

6.2 Grundkenntnisse

259

6.2.1 Währung und Umrechnung

259

6.2.2 MSP-Gebühr

259

6.2.3 Basissatz und Verrechnungssatz

261

6.2.4 Maßeinheiten und Einheitentypen

262

6.3 Ratengestaltung

265

6.3.1 Ratenkategorie und Ratenart

266

6.3.2 Typ der Rate

267

6.3.3 Ratengruppe für Tätigkeitsnachweise

270

6.3.4 Ratenkomponenten

271

6.3.5 Ratenkomponentengruppen

273

6.3.6 Raten

274

6.3.7 Rate Cards

276

6.3.8 Ratengruppen

278

6.3.9 Ratenraster

279

6.3.10 Ratenerhöhung

282

6.3.11 Beispiel für die Einrichtung von Raten

282

6.4 Komplexe Ratenstrukturen

285

6.4.1 Abrechnungstyp

286

6.4.2 Schichten

286

6.4.3 Ratenregeln

287

6.4.4 Ratenpläne

288

6.4.5 Ratenänderungsmatrix

294

6.5 Anwendungsfälle und Überlegungen

300

6.5.1 Tipps zum Design der Ratenstruktur

301

6.5.2 Verhandlung von Raten

301

6.5.3 Ratenrichtlinien

304

6.6 Zusammenfassung

305

7 Tätigkeitsnachweise, Ausgabennachweise und Rechnungsstellung

307

7.1 Tätigkeitsnachweise

308

7.1.1 Tätigkeitsnachweistyp

309

7.1.2 Tätigkeitsnachweis-Häufigkeit

311

7.1.3 Zusätzliche Funktionen und Einstellungen

312

7.1.4 Zeiterfassung

317

7.1.5 Genehmigung von Tätigkeitsnachweisen

321

7.1.6 Abweisen von Tätigkeitsnachweisen

324

7.1.7 Überarbeitung von Tätigkeitsnachweisen

326

7.2 Ausgabennachweis

327

7.2.1 Ausgabencodes und Ausgabentypen

327

7.2.2 Ausgaben erfassen

330

7.2.3 Genehmigung

333

7.2.4 Überarbeitung von Ausgabennachweisen

334

7.3 Rechnung für Sonstiges

334

7.3.1 Erstellung

335

7.3.2 Genehmigung

336

7.4 Rechnungsstellung

337

7.4.1 Automatische Rechnungsstellung

338

7.4.2 Konsolidierte Rechnungsstellung

340

7.4.3 Rechnungsanpassungen

343

7.4.4 PDF-Rechnung formatieren

346

7.5 Zusammenfassung

347

8 Andere Einstellungen

349

8.1 Kundenspezifische Felder

350

8.1.1 Kundenspezifische Felder erstellen

351

8.1.2 Berichte

355

8.1.3 Integration

355

8.1.4 Auswahllisten

356

8.1.5 Intelligente Felder

360

8.2 Kundenspezifisches Lookup

361

8.3 Stellencodes

362

8.4 Kategorien

363

8.5 Gründe

363

8.6 Genehmigungen

364

8.6.1 Grundeinstellungen: Benutzer und Benutzerrollen

365

8.6.2 Genehmigungsregeln erstellen

366

8.6.3 Genehmigungsgruppen erstellen

367

8.6.4 Beispiel von Genehmigungen von Tätigkeitsnachweisen

371

8.7 Messaging und Benachrichtigungen

373

8.7.1 Vorlage für E-Mail-Nachricht

373

8.7.2 Systemvariablen

374

8.7.3 Messaging: Nachrichten konfigurieren

375

8.7.4 Persönliche Einstellungen

377

8.7.5 Genehmigung via E-Mail

378

8.7.6 Genehmigung per App

378

8.7.7 Message Center

379

8.8 Systemnotifikationen

380

8.8.1 Schwellenwerte: PMO-Dashboard

380

8.8.2 Schwellenwerte: Warnung

381

8.8.3 Schwellenwerte: Eskalation

382

8.8.4 Benachrichtigungen anzeigen

382

8.8.5 Systemmitteilung

382

8.8.6 Startseiten-Ankündigung

383

8.8.7 Referenzbibliothek

383

8.8.8 Alle Arbeitsposten anzeigen

385

8.8.9 Kundenspezifischer Text

385

8.8.10 Kontexthilfe

386

8.9 Social Enterprise

386

8.9.1 Experten fragen

387

8.9.2 Chat

388

8.9.3 Anmerkungen

390

8.9.4 Erinnerungen

391

8.9.5 Sternchen

392

8.10 Zusammenfassung

392

9 Compliance

393

9.1 Aktivitätsposten und Aktivitäten-Checklisten

393

9.1.1 Aktivitätsposten erstellen

394

9.1.2 Aktivitäten-Checklisten erstellen und Posten zuordnen

398

9.1.3 Aktivitätsposten bearbeiten und abschließen

402

9.2 Meilensteine

404

9.3 Vermögensgegenstandstypen

406

9.4 Elektronische Signatur mit DocuSign

407

9.4.1 Vorlage für DocuSign-E-Signatur-Anbieter erstellen

408

9.4.2 XSL-Vorlage anlegen

409

9.4.3 Aktivitätsposten für E-Signatur erstellen

409

9.5 Zusammenfassung

411

10 Berichte und Analysen

413

10.1 Voreinstellungen und Voraussetzungen

414

10.1.1 Voreinstellungen

414

10.1.2 Benutzerrollen

416

10.1.3 Benutzerprofil

417

10.2 Berichtsfelder und Formeln

418

10.2.1 Berichtsfelder einsehen

419

10.2.2 Formeln erstellen und verwalten

420

10.3 Berichterstellung

421

10.3.1 Module und Felder

421

10.3.2 Berichtsfilter verwalten

423

10.3.3 Berichtsdetails festlegen

425

10.3.4 Berichte für Lieferanten

425

10.3.5 Ausführen eines Berichts

426

10.4 Analysewerkzeuge und Analysefunktionen

428

10.4.1 Diagramme erstellen

429

10.4.2 Pivot-Tabellen zusammenstellen

431

10.4.3 Startseite einrichten

431

10.4.4 Berichte einplanen

431

10.4.5 PMO-Dashboard

433

10.4.6 Visualizer

435

10.4.7 SAP Analytics Cloud

436

10.5 Empfehlungen zur effektiven Verwendung der Reporting-Funktion

436

10.6 Zusammenfassung

438

11 Datenaufbewahrung

439

11.1 Datenhaltungsrichtlinien verwalten

439

11.1.1 Benutzerrechte und Schwellenwerte

440

11.1.2 Kundenspezifisches Lookup: Schwellenwerte

441

11.1.3 Datensätze löschen, die Schwellenwerte überschreiten

443

11.1.4 Warteschlange für zur Löschung gespeicherte Datensätze

444

11.1.5 Einzelne Datensätze suchen und löschen

445

11.1.6 Gelöschte Einträge

446

11.2 Löschen von Benutzerinformationen

447

11.2.1 Löschen von Mitarbeiterinformation

448

11.2.2 Löschen von Lieferanteninformationen

448

11.3 Zusammenfassung

449

12 Standardintegrationen

453

12.1 Übersicht

454

12.1.1 Master-Data-Integrationen

455

12.1.2 Transaktionale Integrationen

456

12.1.3 Datenformate

458

12.2 Standard-Konnektoren

459

12.2.1 Standard-Upload-Konnektoren

459

12.2.2 Versionen und Typen hochladen

462

12.2.3 Standard-Download-Konnektoren

463

12.2.4 Dateiübertragungsmethoden

464

12.2.5 Integrationsoptionen und Zugriff auf der Benutzeroberfläche

466

12.3 Configuration Manager

469

12.3.1 Configuration Manager verwenden

470

12.3.2 Aktivierung und Konfiguration von Konnektoren

471

12.3.3 Konnektor-Anpassungen: Downloads

474

12.3.4 Konnektor-Anpassungen: Uploads

475

12.3.5 Übertragungsmethode und Konnektivität

478

12.3.6 Endpunkte einrichten

480

12.4 Single Sign-On

481

12.4.1 Eindeutige Benutzeridentifikatoren

482

12.4.2 SSO-Setup mit dem Configuration Manager

483

12.5 Produktisierte Integrationen

484

12.6 SAP Fieldglass Integrations Add-on 1.0

485

12.7 Zusammenfassung

488

13 Integration mit SAP SuccessFactors

489

13.1 Produktisierte Integrationen: Übersicht

490

13.2 Master-Data-Integration

493

13.2.1 Einrichten der Unternehmensstruktur in SAP Fieldglass

495

13.2.2 Einrichten der Unternehmensstruktur in SAP SuccessFactors

497

13.2.3 Zusätzliche Master-Data-Integrationen

497

13.2.4 Datenübertragung für Master Data

498

13.3 Position-Management-Integration

499

13.3.1 Allgemeiner Arbeitsablauf

499

13.3.2 Voraussetzungen

500

13.3.3 Konfiguration in SAP SuccessFactors Employee Central

503

13.3.4 Konfiguration in SAP Fieldglass

504

13.4 Mitarbeiterdaten-Integration

506

13.4.1 Integrationseinrichtung

508

13.4.2 Konfiguration in SAP Fieldglass

508

13.4.3 Konfiguration in SAP SuccessFactors

510

13.4.4 Konfiguration in der SAP Integration Suite

511

13.5 Zusammenfassung

512

14 Integration mit SAP Ariba

513

14.1 Produktisierte Integrationen: Übersicht

514

14.1.1 Master Data

515

14.1.2 Beschaffung

516

14.1.3 ERP-Integrationen

517

14.1.4 Datentransfer in produktisierten Integrationen

518

14.2 Master-Data-Integration

519

14.2.1 Einrichten der Master Data in SAP Fieldglass

521

14.2.2 Einrichten der Master Data in SAP Ariba

523

14.2.3 Überlegungen zur Konfiguration

524

14.3 Transaktionale Integrationen: Übersicht

524

14.4 SAP Ariba Sourcing und SAP Ariba Contracts

527

14.4.1 Einrichten der Vertragsintegration in SAP Fieldglass

529

14.4.2 Einrichten der Vertragsintegration in SAP Ariba

530

14.5 Beschaffungsintegration: Bestellanforderung/Bestellung

531

14.5.1 Detaillierter Prozess: Integration zu SAP Ariba Buying

532

14.5.2 Prozess für die Direktbeschaffung mit SAP Ariba Network

536

14.5.3 Einrichten der Beschaffungsintegration in SAP Fieldglass

537

14.5.4 Einrichten der Beschaffungsintegration in SAP Ariba

539

14.6 Rechnungsintegration

540

14.6.1 Detaillierter Prozess: Rechnungsintegration zu SAP Ariba Buying

540

14.6.2 Prozess für die direkte Rechnungsintegration mit SAP Ariba Network

542

14.6.3 Einrichten der Rechnungsintegration in SAP Fieldglass

544

14.6.4 Einrichten der Rechnungsintegration in SAP Ariba

546

14.7 Zusammenfassung

547

15 Integration mit SAP S/4HANA

549

15.1 Produktisierte Integrationen: Übersicht

550

15.1.1 Integration von Master Data und Geschäftspartnerdaten

551

15.1.2 Integration transaktionaler Daten

552

15.1.3 Methoden für die Integration

555

15.2 Replikation der Master Data von SAP S/4HANA nach SAP Fieldglass

555

15.2.1 Master Data: Verwaltung in SAP Fieldglass

557

15.2.2 Master Data: Verwaltung in SAP S/4HANA

561

15.2.3 Integrationsmethoden

562

15.2.4 Zusätzliche Master-Data-Integrationen

563

15.2.5 Überlegungen zur Konfiguration

563

15.3 Geschäftspartner-Replikation von SAP S/4HANA nach SAP Fieldglass

564

15.3.1 Lieferantenstamm: SAP Fieldglass

565

15.3.2 Lieferantenstamm: SAP S/4HANA

565

15.3.3 Integrationsmethoden

566

15.4 Transaktionsintegrationen

567

15.5 Beschaffungsintegration mit Bestellanforderung und Bestellung

571

15.5.1 Detaillierter Workflow

572

15.5.2 Beschaffungsintegration: SAP Fieldglass

575

15.5.3 Beschaffungsintegrationen: SAP S/4HANA

577

15.5.4 Beschaffungsintegrationen: SAP Integration Suite

577

15.6 Integration von Leistungserfassungsblättern

578

15.6.1 Detaillierter Workflow

579

15.6.2 Integration von LEB: SAP Fieldglass

581

15.6.3 Integration von LEB: SAP S/4HANA

582

15.6.4 Integration von LEB: SAP Integration Suite

583

15.7 Rechnungsintegration

583

15.7.1 Detaillierter Workflow

584

15.7.2 Rechnungsintegration: SAP Fieldglass

585

15.7.3 Rechnungsintegration: SAP S/4HANA

587

15.7.4 Rechnungsintegration: Einrichten der SAP Integration Suite

587

15.8 Zusammenfassung

588

Anhang

589

A Begriffserklärungen

591

B Reihenfolge der Implementierung

599

C Übersichten

605