1 Grundlagen und Rahmenbedingungen der SAP-Datenarchivierung

23

1.1 Performance der SAP-Systeme sicherstellen

24

1.2 Gesetzliche Anforderungen erfüllen

26

1.3 Information Lifecycle Management

28

1.3.1 Daten erzeugen

29

1.3.2 Daten nutzen

30

1.3.3 Datensätze abschließen

31

1.3.4 Daten sperren

32

1.3.5 Daten aufbewahren

32

1.3.6 Daten vernichten

33

1.4 Archive Development Kit

35

1.5 Transaktionen und Prozesse

37

1.5.1 Transaktion DB02 – Datenbank- und Tabellengröße ermitteln

37

1.5.2 Transaktion DB15 – Archivierungsobjekte ermitteln

39

1.5.3 TAANA – Tabellenanalysen durchführen

41

1.5.4 Transaktion SARA – Datenarchivierung verwalten

45

1.5.5 Transaktion FILE – Pfad- und Dateinamen definieren

58

1.5.6 Exkurs: Archive Routing

63

1.6 Gesetzliche Grundlagen

65

1.6.1 Datenarchivierungsgesetze in Deutschland

66

1.6.2 Datenarchivierungsgesetze im internationalen Umfeld

68

1.7 Werkzeuge für die elektronische Steuerprüfung

73

1.7.1 Extraktion mit dem Data Retention Tool (DART)

74

1.7.2 Prüfersoftware IDEA und ACL

83

1.8 Schnittstellen in der SAP-Landschaft

85

1.9 Beteiligte Personen und Organisationen

88

1.9.1 Interne Personen und Organisationen

88

1.9.2 Externe Personen und Organisationen

92

1.10 Zusammenfassung

96

2 Ablageoptionen für archivierte Daten

99

2.1 ArchiveLink-Schnittstelle

101

2.1.1 Content Repositories erstellen und pflegen

105

2.1.2 Dokumentarten und Dokumenttypen erstellen bzw. pflegen

111

2.1.3 Verknüpfungen erstellen bzw. pflegen

111

2.2 WebDAV-Schnittstelle

112

2.2.1 Metadaten

113

2.2.2 Ablagehierarchie

113

2.2.3 ILM Store

116

2.3 Datenablageorte

123

2.3.1 Ablage in der Datenbank

124

2.3.2 Ablage im Dateisystem

125

2.3.3 Ablage im Archivsystem

127

2.3.4 Nutzung externer optischer Speichermedien

129

2.4 Kostenbetrachtung

132

2.5 Empfehlung für eine Ablagestrategie in verschiedenen Szenarien

134

2.6 Zusammenfassung

143

3 Zugriffsoptionen auf archivierte Daten

145

3.1 Leseprogramme

146

3.2 Direktzugriff

150

3.3 Archivinformationssystem

155

3.3.1 Archive Explorer

156

3.3.2 Statusverwaltung

160

3.3.3 Customizing

163

3.4 Document Relationship Browser

168

3.5 Drucklisten

173

3.6 Add-ons von Drittanbietern

175

3.6.1 PBS-Transaktionen

176

3.6.2 Erstellung von DART-Extrakten aus Archivdateien

177

3.6.3 Erstellung strukturierter Daten aus SAP-Drucklisten

177

3.7 Zusammenfassung

178

4 Strategie zur Datenarchivierung entwickeln

179

4.1 Den richtigen Zeitpunkt wählen

180

4.1.1 Frühe Planung

180

4.1.2 Spätes Aufsetzen

184

4.2 Archivierungskonzept entwickeln

197

4.2.1 Strategische Ebene

198

4.2.2 Operative Ebene

203

4.2.3 Konzeptionelle Ebene

215

4.3 Zusammenfassung

230

5 Archivierungsprojekte planen

233

5.1 Archivierungsprojekte in drei Beispielbranchen

234

5.1.1 Automobilindustrie

234

5.1.2 Chemiebranche

245

5.1.3 Energiesektor

260

5.2 Change Management und Kommunikation

275

5.2.1 Auf die Veränderung vorbereiten

276

5.2.2 Wahl der richtigen Kommunikationsmittel

281

5.3 Entscheidungsträger festlegen

285

5.4 Projekt- und Zeitplan erstellen

287

5.4.1 Vorbereitung

290

5.4.2 Technik

291

5.4.3 Konzept pro Land

292

5.4.4 Konzept pro Archivierungsobjekt

293

5.4.5 Support

294

5.5 Zusammenfassung

295

6 Archivierungsprojekte durchführen

297

6.1 Realisierungsphase

297

6.1.1 Die richtigen Archivierungsobjekte auswählen

299

6.1.2 Kick-off-Workshops durchführen

303

6.2 Produktionsvorbereitung

309

6.2.1 Archivierungsobjekte vorbereiten

310

6.2.2 Datenarchivierung im Testsystem durchführen

319

6.2.3 Zugriffe und Schnittstellen testen

345

6.2.4 Freigaben einholen

349

6.2.5 Ergebnisse und Entscheidungen dokumentieren

350

6.2.6 Datenextrakte im Produktivsystem rechtzeitig erstellen

350

6.3 Go-live und Support

356

6.3.1 Anwender informieren

356

6.3.2 Datenarchivierung im Produktivsystem starten

360

6.3.3 Auf mögliche Support-Anfragen reagieren

372

6.4 Zusammenfassung

381

7 Archivierungssysteme administrieren

383

7.1 Systemanalyse

384

7.1.1 Performance

385

7.1.2 Speicherplatz

390

7.2 Kommunikation

392

7.2.1 Adressaten

392

7.2.2 Kommunikationsformen

394

7.3 Betrieb

397

7.3.1 Archivierungslauf im SAP-System einplanen

397

7.3.2 Speicherplatz im SAP-System verwalten

397

7.3.3 Speicherplatz für die Ablage verwalten

398

7.4 Monitoring

399

7.4.1 Archivierungslauf überwachen

400

7.4.2 SAP-Hinweise recherchieren

401

7.4.3 Support Packages bewerten

403

7.4.4 SAP Solution Manager

406

7.5 Dokumentation

407

7.5.1 Gegenstände der Dokumentation

407

7.5.2 Ablageorte für die Dokumentation

412

7.5.3 Empfehlungen für die Dokumentation

416

7.6 Zusammenfassung

417

8 Archivierung nach EU-DSGVO planen

419

8.1 Projektplan

421

8.1.1 Quick-Start-Vorgehensmodell

421

8.1.2 Meilensteine

426

8.1.3 Arbeitspakete

427

8.2 Personenbezogene Daten

441

8.2.1 Lebenszyklus personenbezogener Daten

442

8.2.2 Personenbezogene Daten im SAP-System verwalten

443

8.2.3 Personenbezogene Daten in Drittsystemen verwalten

445

8.3 Bestandsaufnahme: Stammdaten

446

8.3.1 Geschäftspartner

446

8.3.2 Debitor

449

8.3.3 Kreditor

450

8.3.4 Student

450

8.3.5 Personal

451

8.4 Bestandsaufnahme: Bewegungsdaten

454

8.4.1 Bewegungsdaten in SAP ERP

455

8.4.2 Bewegungsdaten in anderen SAP-Anwendungen

456

8.4.3 Drittsysteme

457

8.5 Zugriffe auf personenbezogene Daten

459

8.5.1 Interne Zugriffe

460

8.5.2 Externe Zugriffe

460

8.6 Zusammenfassung

461

9 SAP Information Lifecycle Management

463

9.1 SAP Information Lifecycle Management einrichten

464

9.2 Aufgaben des SAP Information Lifecycle Managements

471

9.3 Daten archivieren

476

9.3.1 Bestehende Archivdateien umsetzen

476

9.3.2 Neue Schreibprogramme für SAP ILM

479

9.3.3 Archivierung durchführen

480

9.3.4 Schnappschüsse erstellen

481

9.3.5 Daten vernichten

482

9.4 Retention Management nutzen

485

9.4.1 Legal Case Management

490

9.4.2 Information Retention Manager

493

9.4.3 Sperrfunktionen

509

9.4.4 Daten ablegen

512

9.5 Europäische Datenschutzgrundverordnung mit SAP ILM Retention Management umsetzen

514

9.5.1 Aufbewahrungs- und Verweilregeln definieren

515

9.5.2 Stammdaten sperren bzw. entsperren

518

9.5.3 Bewegungsdaten archivieren und sperren

533

9.6 Systemstilllegungen durchführen

534

9.6.1 Systemstilllegung vorbereiten

536

9.6.2 Daten aus dem Altsystem in das Retention-Warehouse-System übernehmen

537

9.6.3 Daten auswerten

540

9.6.4 Daten vernichten

546

9.7 Zusammenfassung

547

10 Zukunft der SAP-Datenarchivierung

549

10.1 Entwicklung der klassischen SAP-Datenarchivierung

550

10.1.1 Vergangenheit

550

10.1.2 Gegenwart

551

10.1.3 Zukunft

551

10.2 Entwicklung der Archivierung mit SAP ILM

552

10.2.1 Vergangenheit

553

10.2.2 Gegenwart

553

10.2.3 Zukunft

554

10.3 Neue Technologien

555

10.3.1 SAP HANA

555

10.3.2 Data Aging

557

10.3.3 Cloud Computing

563

10.3.4 Big Data

565

10.4 Zusammenfassung

567

Anhang

571

A Transaktionen

573

B Archivierungsobjekte – Kompaktübersichten

579

C Konzeptvorlage

601

D Abkürzungsverzeichnis

603

E Der Autor

607