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TEIL I Grundlagen des modernen Arbeitsplatzes
23
1 Herausforderungen im Arbeitsalltag
25
1.1 Was ist das Ziel dieses Buches?
28
1.2 Anforderungen an moderne Teamarbeit in einer hybriden Arbeitswelt
32
1.2.1 Der Status quo in vielen Unternehmen
33
1.2.2 Was verstehen wir unter Teamwork?
34
1.2.3 Welche Voraussetzungen müssen wir für ein erfolgreiches Teamwork erfüllen?
34
1.2.4 Warum ist Teamwork wichtig?
36
1.3 Was bedeutet Collaboration im Vergleich zu Teamwork?
39
1.4 Digitalisierung als Motor von Collaboration
40
1.4.1 Beispiel für einen zu digitalisierenden Prozess
42
1.4.2 Digitalisierung des Bewerbungsprozesses
46
1.4.3 Digitalisierung vs. Modern Workplace
49
1.5 Wichtige Bereiche der Zusammenarbeit an einem modernen Arbeitsplatz
50
1.5.1 Dokumente zusammen bearbeiten
50
1.5.2 Informationen untereinander austauschen
52
1.5.3 Aufgaben gemeinsam bearbeiten
58
1.5.4 Prozesse unterstützen
69
1.6 Allgemeine Einflussfaktoren hinsichtlich der Zusammenarbeit
70
1.6.1 Teamkonstellationen und Teamgrößen
71
1.6.2 Teamzusammensetzung (verteilte Teams)
74
1.6.3 Unternehmensrichtlinien
75
1.6.4 Informationssicherheit
79
1.7 Der Einfluss künstlicher Intelligenz auf den modernen Arbeitsplatz
80
1.7.1 Die Rolle von künstlicher Intelligenz in der Geschäftswelt
80
1.7.2 ChatGPT: Ein vielseitiger KI-Assistent
80
1.7.3 Microsoft Copilot im Geschäftsumfeld
81
1.7.4 KI-gestützte Effizienzsteigerung
81
1.7.5 Was sollten Sie berücksichtigen?
81
2 Wie finde ich durch den Tool-Dschungel in Microsoft 365?
83
2.1 Microsoft Teams als Ihre persönliche Mitarbeiter-App
85
2.1.1 Chat und Kommunikation
85
2.1.2 Teamwork und Dateifreigabe
87
2.1.3 Besprechungen und Webinare
90
2.1.4 Integration von Apps und Workflows
94
2.1.5 Zusammenarbeit 2.0 mit Loop-Komponenten und Loop-Arbeitsbereichen
99
2.1.6 Social Intranet – ein Ort für alle Informationen im Unternehmen
101
2.1.7 Best Practices für die Einführung einer Mitarbeiter-App
102
2.2 Aufgabenmanagement mit Planner und Microsoft-Listen
104
2.3 Informations- und Wissensmanagement mit Microsoft Viva
106
2.3.1 Rückblick: Viva Topics für ein (teil-)automatisiertes Wissensmanagement
107
2.3.2 Neues Wissen erwerben mithilfe von Viva Learning
109
2.4 Die Mitarbeitenden einbeziehen – mit Viva Pulse, Viva Glint, Viva Goals und Microsoft Forms
110
2.5 Dokumentenmanagement mit SharePoint und OneDrive
114
2.6 Prozessunterstützung mit der Power Platform und Dynamics 365
117
2.6.1 Workflows mit Power Automate unterstützen
118
2.6.2 Mobile Apps mit Power Apps erstellen
120
2.6.3 Berichte und Dashboards mit Power BI
123
2.6.4 Geschäftsprozessunterstützung von der Stange mit Dynamics 365
124
2.6.5 Künstliche Intelligenz mit dem AI Builder
125
2.7 Persönliche Assistenten mit Copilot, Copilot Studio & Co.
127
2.8 Auswahl des passenden Cloud-Angebots
131
2.8.1 Cloud versus On-Premises
132
2.8.3 Europäische Cloud
135
2.8.5 Lizenzen für Microsoft 365
136
2.8.6 Premium-Funktionen
137
2.8.7 Branchenangebote
137
2.8.8 Cloud for Sustainability
139
2.9 Checkliste für die Auswahl Ihrer Microsoft-365-Tools
140
2.9.1 Welche Ziele möchten Sie mit einem modernen Arbeitsplatz erreichen?
140
2.9.2 Ist es sinnvoll, Tools von verschiedenen Anbietern einzusetzen?
141
2.9.3 Wie viele unterschiedliche Tools möchten Sie einsetzen?
141
2.9.4 Welche Tools sind die richtigen für das jeweilige Anwendungsgebiet?
142
TEIL II Verschiedene Formen der Zusammenarbeit in Teams
147
3 Zusammenarbeit beginnt bei jedem Einzelnen
149
3.1 Kommunikation via E-Mail oder mithilfe eines (Gruppen-)Chats
150
3.2 Ein Dokument gemeinsam bearbeiten
155
3.2.1 Copilot in Office-Produkten nutzen
158
3.2.2 Dateien in OneDrive speichern und mit Kolleginnen und Kollegen teilen
160
3.3 Microsoft Loop für den schnellen Informationsaustausch nutzen
162
3.4 Verwalten Sie Ihre persönlichen Aufgaben
172
3.5 Zeitliche Verfügbarkeiten über Bookings anbieten
182
3.6 An einer Besprechung teilnehmen
192
3.7 Mit Microsoft Places die Team-Zusammenkünfte unterstützen
197
3.8 Ihr persönliches Dashboard als zentrale Anlaufstelle mit Viva Insights
200
4 Mit Teamarbeitsräumen die Zusammenarbeit verbessern
211
4.1 Vom Gruppenchat zum virtuellen Teamraum
211
4.2 Teamarbeitsräume in 5 Minuten einrichten
212
4.2.1 Das Konzept der Microsoft-365-Gruppen
212
4.2.2 Ein Anwendungsfall aus dem Arbeitsalltag
215
4.2.3 Ein Team in Microsoft Teams erstellen
216
4.2.4 Mitglieder einladen (interne und externe)
221
4.2.5 Informationen untereinander austauschen
225
4.2.6 Die erste Besprechung durchführen
234
4.3 Wie gehe ich damit um, wenn mein Team wächst?
236
4.3.1 Was ist ein Kanal?
236
4.3.2 Einen neuen Kanal erstellen
237
4.3.3 Kommunikationswege verwalten
240
4.4 Anpassungen zur Unterstützung geografisch verteilter Teams vornehmen
246
4.4.1 Besprechungen online durchführen
246
4.4.2 Strukturierung des Teams nach standortspezifischen Themen
248
4.4.3 Wie sieht es mit mehrsprachigen Teams aus?
249
4.5 Aufgaben im Team gemeinsam bearbeiten
249
4.5.1 Erstellung eines Aufgaben-Boards für ein Team
250
4.5.2 Konfiguration des Aufgaben-Boards
251
4.5.3 Erfassung und Bearbeitung von Aufgaben
252
4.5.4 Auswertungs- und Planungsmöglichkeiten für das Team
253
4.6 Wie kann ein Teamraum an die Bedürfnisse des Teams angepasst werden?
256
4.6.1 Registerkarten für weitere Funktionen in einem Kanal
257
4.6.2 Bots zur Unterstützung der Kommunikation
261
4.6.3 Konnektoren zur Integration externer Tools und Prozesse
264
4.6.4 Individuelle Erweiterungen
265
4.7 Mit Kunden, externen Mitarbeitenden und Partnern zusammenarbeiten
266
4.7.1 SharePoint Online zur Unterstützung der Kundenkommunikation
266
4.7.2 Für Fortgeschrittene: Eine Vorlage für den Arbeitsraum erstellen
267
4.7.3 Einen Arbeitsraum mit Ihrer Vorlage einrichten
272
4.7.4 Weitere Einsatzmöglichkeiten von Vorlagen
279
4.7.5 Externe Personen für den Arbeitsraum berechtigen
280
4.8 Netiquette für eine harmonische Zusammenarbeit am modernen Arbeitsplatz
283
4.8.1 Wofür benötigen Sie einen Teamraum?
284
4.8.2 Wie unterhalten Sie sich im Teamchat?
284
4.8.3 Wie arbeiten Sie gemeinsam an Dokumenten?
285
4.8.4 Wie bleiben Sie auch bei räumlicher Distanz in Kontakt?
286
4.8.5 Zum Abschluss ein paar Tipps aus meinem Arbeitsalltag
286
5 Mit Online-Besprechungen den Informationsaustausch fördern
289
5.1 Grundlagen einer Besprechung anhand eines spontanen Anwendungsfalls
289
5.1.1 Teilnehmer auswählen und anrufen
290
5.1.2 Eine Besprechung moderieren und »die Hand heben«
296
5.1.3 Kamera aktivieren und den persönlichen Hintergrund auswählen
300
5.1.4 Protokolle waren gestern – eine Besprechung aufzeichnen
306
5.1.5 Eine Besprechung beenden
310
5.2 Eine Besprechung planen, durchführen und nachbereiten
311
5.2.1 Eine Besprechung zeitlich planen und eine Einladung versenden
311
5.2.2 Alternative: Besprechungen über Outlook planen
316
5.2.3 Eine geplante Besprechung durchführen und nachbereiten
319
5.2.4 Inhalte teilen und ein gemeinsames Whiteboard nutzen
321
5.2.5 Gleichzeitig an mehreren Besprechungen teilnehmen
329
5.3 Knigge für produktive Online-Besprechungen
330
5.3.1 Wie stellen Sie die Aufmerksamkeit der Teilnehmer sicher?
330
5.3.2 Welche Regeln gelten für Ihre Besprechung?
330
5.3.3 Was sollten Sie bei der zeitlichen Planung einer Online-Besprechung beachten?
330
5.3.4 Was sollten Sie bei der Wahl Ihres Raums beachten?
330
5.3.5 Welche Geräte sollten Sie einsetzen?
331
5.3.6 Welche Art von Besprechung planen Sie, und wie viele Teilnehmer erwarten Sie?
331
5.3.7 Möchten Sie die Besprechung aufzeichnen?
331
5.4 Besondere Anwendungsfälle
332
5.4.1 Webinare als besondere Form von Teams-Besprechungen
332
5.4.2 Town-Hall-Meetings (früher als Live-Ereignisse bezeichnet)
345
5.4.3 Immersive Räume mit Mesh for Teams
348
6 Communitys im Unternehmen etablieren
357
6.1 Netzwerke zwischen Kollegen aufbauen
357
6.2 Eine Community gründen und Kollegen einladen
359
6.2.1 Unterhaltungstypen wie Diskussionen und Fragen
360
6.2.2 Konfigurationsmöglichkeiten einer Community
369
6.2.3 Interaktion von Viva Engage mit anderen Microsoft-365-Diensten
372
6.4 Informationen auch außerhalb einer einzelnen Community teilen
382
6.4.1 Ihre persönliche Storyline
382
6.5 Communitys teilen Ihr Wissen mithilfe von Videos
392
6.6 Teams für Communitys nutzen
409
6.6.1 Interne Communitys in Teams
410
6.6.2 Externe Communitys anbieten
410
TEIL III Konzeption und Aufbau eines modernen Arbeitsplatzes
421
7 Collaboration meets Social Intranet
423
7.1 Aufbau eines Social Intranets und Integration in Microsoft Teams mit Viva Con nections
423
7.1.1 Zentraler Hub als Einstiegspunkt für unternehmensweite Informationen
425
7.1.2 Kommunikationswebsites für die zentralen Informationsgeber
435
7.1.3 Die Startseite Ihres Social Intranets gestalten
440
7.1.4 Das Social Intranet in Microsoft Teams integrieren
448
7.2 Informationsverteilung mit Viva Amplify
456
7.3 Aktives Lernmanagement mit Viva Learning
468
7.4 Umfragen und ein Quiz zur Einbindung der Mitarbeitenden
473
7.4.1 Eine Umfrage erstellen
473
7.4.2 Eine Umfrage mit Unterstützung Ihres Copiloten erstellen
479
7.4.3 Ein Quiz erstellen
483
7.4.4 Eine Umfrage oder ein Quiz bereitstellen
484
7.4.6 Viva Pulse und Viva Glint
490
7.5 Ihre persönlichen Informationen verwalten
495
7.5.1 Ihre Profilinformationen in Delve
495
7.5.2 Verwaltung persönlicher Dokumente
499
8 Ausgewählte Unternehmensprozesse unterstützen
507
8.1 Standard, Low-Code-Lösung oder Individuallösung?
508
8.2 Unternehmensweite Prozesse mit Dynamics 365
510
8.2.1 Kurzvorstellung: Sales zur Entwicklung von Leads und Verkaufschancen
513
8.2.2 Kurzvorstellung: Customer Insights für eine Vertiefung der Kundenbeziehungen
529
8.2.3 Kurzvorstellung: Customer Service und Field Service
536
8.2.4 Kurzvorstellung: Finanzwesen, Fertigung und Supply Chain Management
543
8.2.5 Kurzvorstellung: Human Resources für Recruiting und Personalverwaltung
544
8.3 Quick Wins mit der Power Platform erzielen
547
8.3.1 Workflows mit Power Automate unterstützen
548
8.3.2 Eine mobile App mit Power Apps erstellen
553
8.3.3 Dashboards und Berichte mithilfe von Power BI realisieren
561
8.4 Mit SharePoint Premium und dem AI Builder Informationen extrahieren, verarbeiten oder generieren
564
8.5 Copilot und generative KI nutzen und so Informationen schneller finden und Prozesse steuern
571
9 Verwalten und Sichern von Informationen
577
9.1 Informationen suchen und untersuchen
578
9.1.1 Globale Suche in Ihrer Microsoft-365-Umgebung
578
9.1.2 Suche im Intranet oder in Ihren Arbeitsräumen
579
9.2 Klassifizierung von Informationen
595
9.2.1 Klassifizierer verwalten
596
9.2.2 Richtlinien konfigurieren
598
9.2.3 Datenverlust verhindern
599
9.3 Datenschutz nach der DSGVO
602
9.4 Weitere Möglichkeiten zur Sicherung von Informationen
604
TEIL IV Weiterführende Informationen
607
10 Hybride Einsatzmöglichkeiten von Microsoft 365 und SharePoint On-Premises
609
10.1 SharePoint On-Premises vs. Microsoft 365
609
10.2 Eine hybride Umgebung einrichten
610
10.3 Inhalte in einer hybriden Umgebung suchen
612
10.4 Businessanwendungen in einer hybriden Umgebung
614
10.5 Entscheidungshilfe: Welche Inhalte kommen auf welche Plattform?
615
11 Einführung und Weiterentwicklung eines modernen Arbeitsplatzes mit Microsoft 365
617
11.1 Eine Vision des modernen Arbeitsplatzes entwickeln
619
11.1.1 Die Unternehmensziele und Mitarbeiterbedürfnisse verstehen
620
11.1.2 Integration von Technologie und Kultur
620
11.1.3 Fördern Sie Flexibilität und Zusammenarbeit
621
11.1.4 Sicherheit und Compliance einbeziehen
622
11.1.5 Messung und Anpassung
623
11.2 Stakeholder identifizieren und einbinden
625
11.2.1 Wer sind die Stakeholder?
626
11.2.2 Stakeholder erkennen und einordnen
626
11.2.3 Die Bedürfnisse der Stakeholder verstehen
627
11.2.4 Eine Kommunikationsstrategie entwickeln
627
11.2.5 Stakeholder in den Transformationsprozess einbinden
627
11.2.6 Kontinuierliches Management und Anpassung
627
11.3 Den Bedarf an einer Cloud-Transition klären
628
11.3.1 Verstehen Sie den aktuellen Zustand
628
11.3.2 Abgleich mit Geschäftszielen
629
11.3.3 Stakeholder-Bedürfnisse berücksichtigen
629
11.3.4 Risiko- und Compliance-Überlegungen
629
11.3.5 Ein Cloud-Readiness-Framework entwickeln
629
11.3.6 Eine schrittweise Transition implementieren
630
11.4 Themen für den Betriebsrat, das Datenschutz-Team sowie die IT-Abteilung
630
11.4.1 Themen für den Betriebsrat
630
11.4.2 Themen für das Datenschutz-Team
631
11.4.3 Themen für die IT-Abteilung
631
11.4.4 Aufgaben und Aktivitäten definieren
632
11.5 Roadmap entwerfen und kontinuierlich aktualisieren
632
11.5.1 Ziele und Prioritäten definieren
633
11.5.2 Meilensteine festlegen
633
11.5.3 Ressourcen zuordnen
633
11.5.4 Kontinuierliche Überprüfung und Anpassung
633
11.5.5 Kommunikation und Transparenz
633
11.6 Governance für Microsoft 365 allgemein sowie einzelne Dienste aufbauen
634
11.6.1 Governance-Planung: Die Basis für den Erfolg
634
11.6.2 Zusammenarbeit für jeden mit Microsoft Teams
635
11.6.3 Innovative Geschäftslösungen auf Basis der Power Platform
637
11.6.4 Schrittweise Entwicklung der Governance-Strategie
638
11.7 Eine Pilotgruppe für neue Funktionen und Preview-Funktionen bestimmen
639
11.7.1 Definition der Ziele und Kriterien
640
11.7.2 Auswahl der Pilotgruppe
640
11.7.3 Schulung und Unterstützung
641
11.7.4 Sammlung und Analyse von Feedback
641
11.7.5 Kommunikation und Skalierung
641
11.8 Change Management und User Adoption
642
11.8.1 Die Rolle des Change Managements
642
11.8.2 Das Champion-Programm von Microsoft
643
11.8.3 Die stetige Weiterentwicklung des modernen Arbeitsplatzes
643
12 Kommen Sie gut durch den Dschungel
645