1 Einstieg in Microsoft Teams

13

1.1 Sinn und Zweck – was ist Microsoft Teams?

13

1.1.1 Mit einem Kollegen chatten

14

1.1.2 Weitere Personen in den Chat holen

14

1.1.3 Mit Kollegen telefonieren (mit/ohne Kamera)

15

1.1.4 Remote unterstützen mittels Bildschirmfreigabe

15

1.1.5 Im Team gemeinsam Dokumente bearbeiten, Aufgaben verwalten und Informationen austauschen

15

1.1.6 Besprechungen planen, durchführen und aufzeichnen

16

1.1.7 Mit unternehmensexternen Personen zusammenarbeiten

17

1.1.8 Zentrale Informationen für das gesamte Unternehmen bereitstellen

18

1.1.9 Alles unter einem Dach – Teamarbeit, Aufgaben und Prozesse an einem Ort

18

1.2 Was muss ich tun, um Microsoft Teams nutzen zu können?

18

1.2.1 Die passende Lizenz auswählen

18

1.2.2 Wo dürfen die Daten gespeichert werden?

20

1.2.3 Welche Hardware ist erforderlich?

22

1.2.4 Umgebung einrichten

22

1.2.5 Ein paar persönliche Einstellungen vornehmen

29

1.3 Collaboration und Teamwork im Unternehmensalltag erleben

44

1.3.1 Was verstehen wir unter Teamwork?

44

1.3.2 Welche Voraussetzungen müssen für gutes Teamwork erfüllt sein?

45

1.3.3 Warum ist Teamwork wichtig?

47

1.3.4 Was bedeutet Collaboration?

50

1.4 Letzte Informationen, bevor wir richtig starten

51

2 Beginnen wir mit Chat und Telefonie

53

2.1 Mit einem Kollegen chatten

54

2.1.1 Chat über die Befehlszeile beginnen

57

2.1.2 Nachrichten formatieren und mit Emojis, Giphys und Aufklebern gestalten

59

2.1.3 Auf Nachrichten reagieren

65

2.1.4 Nachrichten bearbeiten oder löschen

68

2.1.5 Was sind wichtige oder dringende Nachrichten?

71

2.1.6 Weitere Personen zu einem Chat hinzufügen

75

2.1.7 Bestimmte Personen mit @mention erwähnen

77

2.2 Chats verwalten

80

2.2.1 Kontaktliste pflegen

81

2.2.2 Gruppenchats umbenennen

84

2.2.3 Chats oben anheften

85

2.2.4 Chats in einem separaten Fenster öffnen

86

2.2.5 Chats aus der Liste der neuesten Chats entfernen

88

2.2.6 Weitere Möglichkeiten im Chatbereich

89

2.3 Mit Kollegen telefonieren

91

2.3.1 Die Kamera aktivieren

94

2.3.2 Den Bildschirm freigeben

96

2.4 Dokumente miteinander teilen

98

2.5 Weitere Möglichkeiten im Chatbereich

101

3 Vom Gruppenchat zum virtuellen Teamraum

103

3.1 Meinen ersten Teamraum anlegen

104

3.1.1 Ein Team anlegen

104

3.1.2 Was ist ein Team?

110

3.1.3 Unterschiede zwischen einem Gruppenchat und einem Teamchat

112

3.1.4 Teammitglieder nachträglich hinzufügen

120

3.2 Gemeinsam an Dokumenten arbeiten

122

3.2.1 Dateien erstellen oder hochladen

124

3.2.2 Gleichzeitig an einem Dokument arbeiten

130

3.2.3 Dateien herunterladen

133

3.2.4 Dateien bzw. Dateiablage synchronisieren

135

3.2.5 Berechtigungen für einzelne Dateien oder Ordner einrichten

141

3.2.6 Löschen, umbenennen, oben anheften und Link kopieren

145

3.2.7 Weitere Funktionen nur für Dateien

149

3.2.8 Weitere Cloud-Speicher hinzufügen

154

3.2.9 Übersicht über alle meine Dokumente

158

3.3 Informationen dokumentieren

160

3.3.1 Wiki nutzen

160

3.3.2 Ein OneNote-Notizbuch hinzufügen

163

3.4 Welche wichtigen Konfigurationsmöglichkeiten sollten Sie kennen?

168

3.4.1 Teambild festlegen

169

3.4.2 Berechtigungen verwalten

172

3.4.3 Teamcode erstellen und verwenden

176

3.4.4 Apps verwalten

178

3.4.5 Analysen

180

3.5 Wie finde ich ein Team?

181

3.6 Wie kann ich unternehmensexterne Personen in ein Team einbinden?

183

3.6.1 Laden Sie externe Personen in Ihren Teamraum ein!

184

3.6.2 Wie meldet sich eine externe Person in Ihrem Teamraum an?

187

3.6.3 Zwischen verschiedenen Tenants wechseln

191

3.6.4 Sind Gäste in ihren Möglichkeiten eingeschränkt?

192

3.7 Netiquette für eine harmonische Zusammenarbeit am modernen Arbeitsplatz

193

3.7.1 Wofür benötigen Sie einen Teamraum?

193

3.7.2 Wie unterhalten Sie sich im Teamchat?

194

3.7.3 Wie arbeiten Sie gemeinsam an Dokumenten?

195

3.7.4 Wie bleiben Sie auch bei räumlicher Distanz in Kontakt?

196

3.7.5 Zum Abschluss ein paar Tipps aus meinem Arbeitsalltag

196

4 Wie kann ich die Teamarbeit mit einem gemeinsamen Aufgabenboard unterstützen?

199

4.1 Persönliche Aufgaben vs. Teamaufgaben

199

4.2 Ein gemeinsames Aufgabenboard zu einem Team hinzufügen

203

4.3 Aufgaben erstellen und einem Bearbeiter zuweisen

205

4.4 Aufgaben mit weiteren Informationen versehen

208

4.5 Übersicht über die Aufgaben eines Teams

212

4.6 Kann ich meine Aufgaben auch teamübergreifend einsehen?

215

5 Mit Kanälen und Tags einen Teamraum organisieren

219

5.1 Was ist ein Kanal?

219

5.2 Welche Kanaltypen gibt es?

220

5.3 Einsatzszenarien aus der Praxis

221

5.3.1 Abteilungen und Organisationseinheiten

221

5.3.2 Organisatorische von fachlichen Themen trennen

222

5.3.3 Ein separater Bereich für (regelmäßige) Besprechungen

223

5.3.4 Teilprojekte oder Arbeitspakete in einem Projekt

223

5.3.5 Schulungen, Seminare und Trainings

223

5.4 Einen neuen Kanal anlegen

224

5.5 In mehreren Kanälen posten

231

5.6 Mit Kanälen arbeiten

235

5.6.1 Persönliche Einstellungen für Benachrichtigungen in einem Kanal

238

5.6.2 Schnell auf häufig genutzte Kanäle zugreifen

240

5.6.3 Einstellungen für einen Kanal

242

5.6.4 Den Namen und die Beschreibung eines Kanals ändern

246

5.6.5 E-Mails an einen Kanal senden

249

5.6.6 Den Link auf den Kanal kopieren

253

5.6.7 Mit Konnektoren externe Dienste in die Teamarbeit integrieren

254

5.7 Kanäle im Teamraum verwalten

255

5.8 Tags als Ergänzung zu Kanälen (virtuelle Teams)

258

6 Mit Online-Besprechungen den Informationsaustausch fördern

265

6.1 Eine Besprechung spontan starten

265

6.1.1 Teilnehmer auswählen und anrufen

267

6.1.2 Eine Besprechung moderieren und »die Hand heben«

272

6.1.3 Kamera aktivieren und den persönlichen Hintergrund auswählen

277

6.1.4 Protokolle waren gestern – eine Besprechung aufzeichnen

282

6.1.5 Eine Besprechung beenden

286

6.2 Eine Besprechung planen

287

6.3 Eine Besprechung in kleinere Gruppen unterteilen

292

6.4 Alternative: Besprechungen über Outlook planen

296

6.5 Eine geplante Besprechung durchführen

298

6.6 Inhalte teilen und ein gemeinsames Whiteboard nutzen

302

6.7 Gleichzeitig an mehreren Besprechungen teilnehmen

305

6.8 Webinare als besondere Form von Teams-Besprechungen

306

6.8.1 Ein Webinar planen

307

6.8.2 Ein Webinar durchführen

312

6.8.3 Nutzen Sie PowerPoint Live für interaktive Präsentationen

314

6.8.4 Collaborative Apps unterstützen Sie während der Besprechung

315

6.8.5 Ein Webinar nachbereiten

320

6.9 Liveereignisse als Alternative zu Teams-Besprechungen

322

6.10 Checkliste für produktive Online-Besprechungen

331

6.10.1 Wie stellen Sie die Aufmerksamkeit der Teilnehmer sicher?

332

6.10.2 Welche Regeln gelten für Ihre Besprechung?

332

6.10.3 Was sollten Sie bei der zeitlichen Planung einer Online-Besprechung beachten?

332

6.10.4 Was sollten Sie bei der Wahl Ihres Raums beachten?

332

6.10.5 Welche Geräte sollten Sie einsetzen?

333

6.10.6 Welche Art von Besprechung planen Sie, und wie viele Teilnehmer erwarten Sie?

333

6.10.7 Möchten Sie die Besprechung aufzeichnen?

333

7 Ein paar Tipps und Tricks aus der Praxis

335

7.1 Den Tagesablauf im Homeoffice effektiv gestalten

335

7.2 Mit vielen parallelen Unterhaltungen entspannt umgehen

338

7.2.1 Eine Unterhaltung für später speichern

339

7.2.2 Eine Aufgabe aus einer Nachricht heraus erstellen

342

7.2.3 Nachrichten wieder auf ungelesen setzen

345

7.2.4 Unterhaltungen in mehrsprachigen Teams

346

7.2.5 Eine Unterhaltung via Outlook teilen

348

7.2.6 Eine Unterhaltung stummschalten

349

7.3 Geben Sie sich gegenseitig Feedback

351

7.4 Bessere Lesbarkeit mithilfe des plastischen Readers

356

7.5 Teamräume als Vorlagen nutzen

358

8 Geschäftsprozesse aus den Teamräumen heraus erreichen

363

8.1 Kontextwechsel und Medienbrüche als Zeitfresser verstehen

363

8.2 Einsatzplanung und Urlaubsanträge

364

8.2.1 Eine neue offene Schicht hinzufügen

367

8.2.2 Schichten direkt einer Person zuweisen oder Abwesenheitszeiten für eine Person erfassen

370

8.2.3 Kollegen zur Schichtplanung hinzufügen

371

8.2.4 Eine offene Schicht zuweisen

373

8.2.5 Schichtplan veröffentlichen

374

8.2.6 Anträge erstellen und verwalten

377

8.3 Geschäftsanwendungen auf Basis von Dynamics 365 sowie der Power Platform integrieren

381

8.4 Individuelle Apps für Ihr Team erstellen

386

8.5 Genehmigungsprozesse zentral steuern

392

9 Der Mitarbeiter im Mittelpunkt des modernen Arbeitsplatzes mit Microsoft Viva

397

9.1 Aufbau oder Integration eines Intranets in die tägliche Teamarbeit mit Viva Connections

397

9.2 Communitys aus Yammer einbinden

399

9.3 Ein bestehendes Intranet einbinden

404

9.4 Lernen als fester Bestandteil des Arbeitsalltags mit Viva Learning

407

9.5 Optimierung des Wissensmanagements mit Viva Topics

413

9.6 Achtsamkeit üben mit Viva Insights

415

10 Governance: den Überblick behalten

423

10.1 Inaktive Teams ermitteln und archivieren bzw. löschen

423

10.2 Richtlinien konfigurieren

427

10.3 Apps verwalten

428

10.4 Übersicht über externe Freigaben

430

10.5 Besitzer eines Teamraums verwalten

431

11 Exkurs: Microsoft Teams im Bildungssektor

433

11.1 Die Herausforderungen beim Homeschooling

433

11.2 Ein wichtiger Unterschied in der Bedienung

435

11.3 Informationsaustausch für alle Lehrkräfte

437

11.4 Organisation in Fachschaften oder Dozentengruppen

445

11.5 Das virtuelle Klassenzimmer

446

11.5.1 Den Unterricht mit einem Klassennotizbuch unterstützen

450

11.5.2 Unterricht live durchführen

455

11.5.3 (Haus-)Aufgaben

456

12 Exkurs: Microsoft Teams & Co. im privaten Umfeld

463

12.1 Unterhaltungen innerhalb der Familie

463

12.2 Gemeinsame Pflege der Einkaufsliste

468

12.3 Die digitale Form eines Wochenplans

470

12.4 Gemeinsame Dateiablage

471