1 Einführung in Enterprise Content Management

23

1.1 Warum benötigen Sie ein Enterprise Content Management?

23

1.2 Abgrenzung und Begriffsklärung

26

1.3 Komponenten von Enterprise Content Management

29

1.4 Enterprise Content Management als Strategie

32

1.5 Lösungen für Dokumentenverwaltung, Enterprise Content Management und Enterprise Resource Planning

36

1.6 Standards, Richtlinien und rechtliche Aspekte

39

1.6.1 Gesetzliche Anforderungen an die Aufbewahrung von Dokumenten

39

1.6.2 Betriebswirtschaftliche Aspekte der Archivierung

43

1.6.3 Verfahrensdokumentation

45

2 Enterprise Content Management und SAP

47

2.1 Content in SAP-Geschäftsprozessen

48

2.2 Die ECM-Strategie von SAP

53

2.2.1 Historische Entwicklung der ECM-Strategie

53

2.2.2 Aktuelle ECM-Werkzeuge von SAP

55

2.2.3 OpenText als strategischer Partner für ECM

58

2.3 Anforderungen an ECM im SAP-Umfeld

60

2.4 Referenzprozess für dieses Buch: Von der Bestellanforderung bis zum Zahlungseingang

62

3 Die ECM-Standardwerkzeuge von SAP im Überblick

67

3.1 Werkzeuge für das Input Management

69

3.1.1 Ablageszenarien mit Integration von SAP Business Workflow

69

3.1.2 Ablageszenarien mit Integration von Barcodetechnologie

71

3.2 Werkzeuge für das Content Management

73

3.2.1 Dokumentenverwaltungssystem

74

3.2.2 SAP Business Workflow

75

3.2.3 Business Workplace

76

3.2.4 Generische Objektdienste

78

3.2.5 SAP Easy Document Management

78

3.2.6 SAP Folders Management

79

3.2.7 Viewer im SAP-System

80

3.3 Werkzeuge zur Ablage und Archivierung

81

3.3.1 SAP ArchiveLink

82

3.3.2 SAP Content Server und SAP Cache Server

83

3.3.3 SAP Information Lifecycle Management

85

3.4 Werkzeuge für das Output Management

86

3.4.1 Formulartechnologien

87

3.4.2 Nachrichtensteuerung

88

3.4.3 SAP-Spool-System

91

4 Ablage und Archivierung mit SAP-Standardwerkzeugen

93

4.1 SAP ArchiveLink

94

4.1.1 Einführung in die Funktionsweise von SAP ArchiveLink

94

4.1.2 Szenarien für die Ablage von Dokumenten

101

4.1.3 Administration der Dokumentenablage

108

4.1.4 Einrichtung und Customizing von SAP ArchiveLink

115

4.2 SAP Content Server

138

4.2.1 Architektur des SAP Content Servers

139

4.2.2 Administration des SAP Content Servers

140

4.2.3 Einrichtung und Customizing des SAP Content Servers

141

5 Content Management mit SAP-Standardwerkzeugen

149

5.1 Generische Objektdienste

149

5.1.1 Funktionen der generischen Objektdienste

149

5.1.2 Customizing der SAPoffice-Ablage

155

5.1.3 Eigene Services in die generischen Objektdienste einbinden

161

5.2 Document Viewer

165

5.3 Dokumentenverwaltungssystem

167

5.3.1 Einführung in die Funktionsweise des Dokumentenverwaltungssystems

167

5.3.2 Anlegen, Anzeigen und Ändern von Dokumentinfosätzen

169

5.3.3 Bearbeitung von Dokumenten mit Unterstützung von SAP Business Workflow

176

5.3.4 Einrichtung und Customizing des Dokumentenverwaltungssystems

178

5.3.5 Customizing von SAP Business Workflow für das Dokumentenverwaltungssystem

190

5.4 SAP Easy Document Management

202

5.4.1 Funktionen von SAP Easy Document Management

202

5.4.2 Installation von SAP Easy Document Management

206

6 Die SAP-zertifizierten ECM-Werkzeuge von OpenText im Überblick

209

6.1 Die ECM-Suite von OpenText

209

6.2 OpenText-Werkzeuge für das Input Management

214

6.3 OpenText-Werkzeuge für das Content Management

216

6.4 OpenText-Werkzeuge für die Ablage und Archivierung

219

6.5 OpenText-Werkzeuge für das Output Management

223

7 Input Management mit OpenText-Werkzeugen

227

7.1 ECM-Strategie und rechtliche Rahmenbedingungen für das Input Management

227

7.2 SAP Invoice Management by OpenText

231

7.2.1 Einführung in die Funktionsweise von SAP Invoice Management

232

7.2.2 Rollen und Berechtigungen in SAP Invoice Management

234

7.2.3 Rechnungsbearbeitung mit SAP Invoice Management

236

7.2.4 Reporting in SAP Invoice Management

256

7.2.5 Einrichtung und Customizing von SAP Invoice Management

257

7.3 SAP Digital Content Processing by OpenText

274

7.3.1 Einführung in die Funktionsweise von SAP Digital Content Processing

275

7.3.2 Beispiel: Prozess zur Verkaufsauftragsverarbeitung

277

7.3.3 Einrichtung und Customizing von SAP Digital Content Processing

290

8 Content Management mit OpenText-Werkzeugen

303

8.1 SAP Document Access by OpenText

307

8.1.1 Einführung in die Funktionsweise von SAP Document Access

308

8.1.2 Anlegen der Bestellung

309

8.1.3 Wareneingang erfassen

312

8.1.4 Rechnung erfassen

313

8.1.5 ArchiveLink PLUS

316

8.1.6 Einrichtung und Customizing von SAP Document Access

318

8.2 SAP Extended ECM by OpenText

344

8.2.1 Einführung in die Funktionsweise von SAP Extended ECM

346

8.2.2 Purchase-to-Pay mit SAP Extended ECM

354

8.2.3 Einrichtung und Customizing von SAP Extended ECM

368

9 Ablage und Archivierung mit OpenText-Werkzeugen

397

9.1 Archivierungsinfrastruktur

398

9.2 SAP Archiving by OpenText

399

9.2.1 Einführung in die Funktionsweise von SAP Archiving

400

9.2.2 Einrichtung und Customizing von SAP Archiving

404

9.3 SAP Content Server und SAP Archiving by OpenText im Vergleich

419

10 Output Management mit SAP Document Presentment by OpenText

421

10.1 Einführung in die Funktionsweise von SAP Document Presentment

422

10.2 Anwendungsszenarien für SAP Document Presentment

429

10.2.1 Bearbeitung von Live Letters

429

10.2.2 Druckausgabe von SAP-Formularen

429

10.2.3 Kundenkorrespondenz bearbeiten

432

10.3 Einrichtung und Customizing von SAP Document Presentment

437

11 Enterprise Content Management in SAP S/4HANA

457

11.1 ECM-Strategie für SAP S/4HANA

457

11.2 Ablage und Archivierung in SAP S/4HANA

462

11.2.1 SAP ArchiveLink, CMIS und ECMI

463

11.2.2 SAP Content Server

465

11.3 Content Management in SAP S/4HANA

469

11.3.1 Standard-ECM-Werkzeuge in SAP S/4HANA

470

11.3.2 SAP-Fiori-App Manage Documents

473

11.3.3 Attachment Service

478

11.4 Output Management in SAP S/4HANA

480

11.4.1 Einführung in die Funktionsweise des neuen Output Managements

480

11.4.2 Einrichtung und Customizing des Output Managements in SAP S/4HANA

486

11.5 OpenText-Werkzeuge für SAP S/4HANA

501

12 Enterprise Content Management in SAP-Cloud-Lösungen

505

12.1 SAP Cloud Platform

506

12.1.1 SAP Document Center

507

12.1.2 SAP Cloud Platform Forms by Adobe

526

12.2 SAP C/4HANA und OpenText

540

12.3 SAP SuccessFactors und OpenText

549

Anhang

553

A Wichtige Transaktionen

555

B Bezeichnungen für die OpenText-ECM-Werkzeuge

558

C Weiterführende Literatur und Quellen

559

D Der Autor

560