1 Etwas Grundlagenwissen vorab

11

1.1 Wozu benötigt man Access eigentlich?

11

1.2 Relationale Datenbanken einfach erklärt

13

1.3 Wichtige Empfehlung: Erst die Planung, dann die Umsetzung

16

1.3.1 Erste Phase: Datenmodellierung

16

1.3.2 Fehler mithilfe der Normalisierung vermeiden

18

1.3.3 Die erste Normalform

20

1.3.4 Die zweite Normalform

20

1.3.5 Die dritte Normalform

21

1.4 Ein kurzer Ausblick

22

2 Access – eine erste Übersicht

24

2.1 Los geht es: Access starten

24

2.2 Ein erster Rundgang: Die Oberfläche von Access

28

2.3 Datenbankobjekte im Schnelldurchlauf

33

2.3.1 Datenbankobjekte öffnen und schließen

33

2.3.2 Datenbankobjekte – alles eine Frage der Ansicht

37

2.4 Hilfe, wenn es mal nicht weitergeht

39

3 Ein einfaches Beispiel: die »Archiv«-Datenbank für private Zwecke

43

3.1 Der wichtigste Schritt zu Beginn: Das Datenbankmodell entwerfen

43

3.1.1 Welche Informationen müssen in der Datenbank gespeichert werden?

44

3.1.2 Wie lassen sich die Informationen sinnvoll in Tabellen aufteilen?

44

3.1.3 Welche Primär- und Fremdschlüssel werden benötigt?

46

3.1.4 Passende Tabellen- und Feldnamen vergeben

48

3.1.5 Welche Felddatentypen eignen sich für welche Felder?

51

3.2 Neue Datenbank erzeugen und Tabellen hinzufügen

53

3.2.1 Neue Datenbank erstellen und erste Tabelle anlegen

53

3.2.2 Weitere Tabellen erstellen

56

3.3 Beziehungen zwischen den Tabellen erzeugen

63

3.4 Daten direkt oder per Formular eingeben

71

3.4.1 Daten in der Datenblattansicht eingeben

72

3.4.2 Ein einfaches Formular zur Dateneingabe erzeugen

75

3.5 Daten suchen, sortieren und mithilfe von Abfragen filtern

79

3.5.1 Einen Datensatz gezielt suchen

79

3.5.2 Daten sortieren

80

3.5.3 Daten mithilfe einer Abfrage filtern

81

3.6 Berichte erstellen und drucken

85

4 Tabellen anlegen – Strukturen definieren

89

4.1 Tabellen erstellen und sichern

90

4.1.1 Der schnelle, aber oberflächliche Weg über die Datenblattansicht

91

4.1.2 Die Grundschritte zur Tabellenerzeugung in der Entwurfsansicht

94

4.1.3 Tabelle umbenennen oder löschen

100

4.2 Felddatentypen und ihre Besonderheiten

103

4.2.1 Der Felddatentyp »Kurzer Text«

104

4.2.2 Der Felddatentyp »Langer Text«

106

4.2.3 Der Felddatentyp »Zahl«

107

4.2.4 Der Felddatentyp »Währung«

110

4.2.5 Der Felddatentyp »Datum/Uhrzeit«

111

4.2.6 Der Felddatentyp »AutoWert«

111

4.2.7 Der Felddatentyp »Ja/Nein«

112

4.2.8 Die Felddatentypen »Link«, »Anlage« und »OLE-Objekt«

113

4.2.9 Der Felddatentyp »Berechnet«

114

4.2.10 Der Nachschlage-Assistent: Ein Kombinationsfeld erzeugen

117

4.3 Die Dateneingabe per Feldeigenschaften beeinflussen

121

4.3.1 Per Eingabeformat nur passende Daten zulassen

122

4.3.2 Standardwerte festlegen

128

4.3.3 Gültigkeitsregeln und -meldungen erstellen

130

4.3.4 Eingabe erzwingen

133

4.4 Beziehungen zwischen Tabellen

134

4.4.1 Ein paar Tipps rund um den Primärschlüssel

135

4.4.2 Beziehungen zwischen Tabellen erstellen

137

4.4.3 Vorhandene Beziehungen bearbeiten und löschen

146

4.4.4 Besondere Fälle: Die n:m-Beziehung und die 1:1-Beziehung

149

4.5 Mehr Tempo dank Indizes

156

4.5.1 Einfache oder zusammengesetzte Indizes selbst erstellen

157

4.5.2 Einen Index entfernen

160

4.6 Änderungen an der Tabellenstruktur vornehmen

161

4.6.1 Felder im Nachhinein hinzufügen oder löschen

161

4.6.2 Reihenfolge von Feldern innerhalb einer Tabelle ändern

164

4.6.3 Ein Feld umbenennen

164

5 Dateneingabe – die Basis erzeugen

166

5.1 Daten in Tabellen eingeben, ändern und löschen

166

5.1.1 Neue Datensätze erfassen, vorhandene korrigieren

167

5.1.2 Besonderheiten bei der Dateneingabe

172

5.1.3 Umgang mit Unterdatenblättern in verknüpften Tabellen

178

5.1.4 Datensätze löschen

179

5.2 Daten importieren

181

5.2.1 Nützliche Vorbereitungen für den Import

181

5.2.2 Daten aus einer Excel-Tabelle importieren

183

5.2.3 Datenimport aus einer anderen Access-Datenbank

196

5.3 Tabellen nach Dateneingabe anpassen

201

5.4 Suchen, ersetzen, sortieren und filtern

203

5.4.1 Daten suchen und ersetzen

203

5.4.2 Auf- oder absteigend sortieren

206

5.4.3 Datensätze filtern

207

5.4.4 Schnelle statistische Auswertungen einblenden

210

6 Abfragen – Informationen finden und auswerten

211

6.1 Einfache Abfragen erstellen

211

6.1.1 Eine erste Übersicht über den Abfrageentwurf

212

6.1.2 Auswahlkriterien für Texte, Zahlen, Datum und mehr

220

6.1.3 Mit Platzhaltern arbeiten

227

6.1.4 Verschiedene Auswahlkriterien miteinander kombinieren

230

6.1.5 Mehr Flexibilität dank Parameter

233

6.2 Berechnungen durchführen und Funktionen nutzen

236

6.2.1 Einfache Berechnungen durchführen

236

6.2.2 Felder mit dem &-Operator verketten

240

6.2.3 Integrierte Funktionen nutzen

241

6.3 Komplexe Abfragen über mehrere Tabellen erstellen

248

6.3.1 Tabellen und Felder auswählen, Beziehungen überprüfen

248

6.3.2 Die Verknüpfungseigenschaften von Beziehungen

252

6.3.3 Datensätze gruppieren

253

6.3.4 Berechnungen in Abfragen auf Basis mehrerer Tabellen

257

6.3.5 Gruppierungen und Berechnungen

261

6.4 Den Abfrage-Assistenten nutzen

264

6.4.1 Der Kreuztabellenabfrage-Assistent

264

6.4.2 Der Abfrage-Assistent zur Duplikatsuche

269

6.4.3 Der Abfrage-Assistent zur Inkonsistenzsuche

271

6.5 Mithilfe von Aktionsabfragen Daten hinzufügen, ändern oder löschen

272

6.5.1 Eine Aktualisierungsabfrage durchführen

273

6.5.2 Datensätze per Anfügeabfrage hinzufügen

275

6.5.3 Datensätze mit der Löschabfrage entfernen

277

6.6 Und was ist die SQL-Ansicht?

279

7 Formulare – Dateneingabe und Bedienung vereinfachen

283

7.1 Ein einfaches Formular erstellen

283

7.1.1 Formular auf Basis einer Tabelle erzeugen

284

7.1.2 Die Ansichten eines Formulars im Überblick

286

7.1.3 Daten eingeben, suchen und filtern

288

7.2 Ein Formular in der Layoutansicht anpassen

289

7.2.1 Position und Größe der Steuerelemente ändern

289

7.2.2 Beschriftungen ändern

293

7.2.3 Überflüssige Steuerelemente entfernen

294

7.2.4 Felder aus verknüpften Tabellen hinzufügen

295

7.3 Formulare in der Entwurfsansicht anpassen

298

7.3.1 Formularbereiche im Überblick

298

7.3.2 Steuerelemente individuell anpassen

300

7.4 Formulareigenschaften ändern

304

7.4.1 Formulareigenschaften einblenden

304

7.4.2 Den Formulartyp anpassen

307

7.4.3 Dateneingabe beeinflussen

311

7.5 Ein Formular mit Unterformular erstellen

313

7.5.1 Automatisch von Access erzeugte Unterformulare

313

7.5.2 Ein bestehendes Formular als Unterformular einbinden

315

7.5.3 Ein Formular mithilfe des Formular-Assistenten erstellen

320

8 Steuerelemente – kleine Helfer zahlen sich aus

323

8.1 Wissenswertes rund um Steuerelemente

324

8.1.1 Die wichtigsten Steuerelemente in der Übersicht

324

8.1.2 Ein Steuerelement hinzufügen

325

8.2 Bezeichnungs- und Textfelder ergänzen

327

8.3 Kombinations- und Listenfelder hinzufügen

332

8.4 Steuerelemente für Dateianlagen

340

8.5 Grafische Steuerelemente

342

8.6 Schaltflächen ergänzen

344

9 Berichte – Ergebnisse darstellen und visualisieren

348

9.1 Das sollten Sie über Berichte wissen

348

9.1.1 Werkzeuge zum Erzeugen eines Berichts im Überblick

349

9.2 Einen einfachen Bericht erzeugen und anpassen

351

9.2.1 Den Bericht erstellen

351

9.2.2 Überblick über die Bereiche eines Berichts

357

9.3 Einen Bericht aus einer Abfrage erzeugen

360

9.3.1 Einen Bericht mithilfe des Berichts-Assistenten erstellen

360

9.3.2 Einen Bericht mit Diagramm erstellen

366

9.4 Sortieren und Gruppieren in Berichten

373

9.5 Berichte drucken

379

9.6 Etiketten erstellen

382

10 Makros – ein Schritt weiter

385

10.1 Eigenständige Makros erstellen

385

10.1.1 Ein Makro erzeugen

386

10.1.2 Das Makro bearbeiten

391

10.2 Ein eingebettetes Makro erstellen

393

10.3 Das ereignisgesteuerte Datenmakro

396

11 Datenbankoptimierung und -wartung

400

11.1 Daten exportieren

400

11.1.1 Export nach Excel

400

11.1.2 Export als PDF -Datei

404

11.1.3 Daten in eine Textdatei exportieren

404

11.1.4 Abfrageergebnis in einer neuen Access-Tabelle speichern

407

11.2 Ein Navigationsformular erstellen

408

11.2.1 Ein Navigationsformular mit vorgegebenem Layout erstellen

408

11.2.2 Ein eigenes Navigationsformular gestalten

412

11.3 Interessante Datenbanktools

418

11.3.1 Datenbank komprimieren und reparieren

419

11.3.2 Datenbank dokumentieren

419

11.3.3 Beziehungen anzeigen und drucken

421

11.3.4 Objektabhängigkeiten in Erfahrung bringen

422

11.4 Access-Optionen im Blick

424

11.4.1 Optionen für die aktuelle Datenbank

424

11.4.2 Die Datenbank mit einem Kennwort schützen

427

Anhang

429

A Tastenkombinationen

429

B Namenskonventionen

433

C Glossar

435