1 Einleitung

21

1.1 Was ist Access?

21

1.1.1 Relationale Datenbank

23

1.1.2 Formulare zum Bearbeiten von Daten

24

1.1.3 Berichte zur Auswertung und zum übersichtlichen Ausdrucken von Daten

25

1.1.4 Programmierung: Optional, zum Beispiel zum Lösen komplexerer Probleme

26

1.1.5 Schnelle Entwicklung kompletter Anwendungsprogramme (»rapid development«)

26

1.2 Wie kann eine Datenbank meine Arbeitsprozesse unterstützen?

27

1.2.1 Beispiel einer einfachen Desktop-Datenbank: Mitgliederverwaltung eines Vereins

28

1.2.2 Beispiel einer komplexen Access-Desktop-Datenbank: Erfassung von Mitarbeitern, Flügen und Flugbuchungen

32

1.2.3 Access Web Apps in SharePoint gibt es nicht mehr

36

2 Access als Datenbank: Tabellen

37

2.1 Ein Schnelleinstieg in relationale Datenbanken

37

2.1.1 Eine neue Desktop-Datenbank mit Access erstellen

38

2.1.2 Eine Tabelle in Access erstellen

40

2.1.3 Die Tabelle mit Inhalt füllen

42

2.2 Datenbankdesign

43

2.2.1 Die Welt in Tabellen abbilden

44

2.2.2 Namenskonventionen

46

2.2.3 Der Primärschlüssel

51

2.2.4 Die Tabellenstruktur festlegen

53

2.3 Erstellen von Tabellen

54

2.3.1 Die Entwurfsansicht

54

2.3.2 Felddatentyp »Kurzer Text«

60

2.3.3 Felddatentyp »Langer Text«

61

2.3.4 Felddatentyp »Zahl«

63

2.3.5 Felddatentyp »AutoWert«

68

2.3.6 Felddatentyp »Datum/Uhrzeit«

69

2.3.7 Felddatentyp »Währung«

73

2.3.8 Felddatentyp »Ja/Nein«

74

2.3.9 Felddatentyp »OLE-Objekt«

75

2.3.10 Andere Felddatentypen

75

2.3.11 Berechnete Felder

76

2.3.12 Feldeinschränkungen

78

2.3.13 Tabelleneinschränkungen

88

2.3.14 Der Nachschlage-Assistent

94

2.4 Ändern von Tabellen

94

2.4.1 Hinzufügen von Feldern

94

2.4.2 Verschieben von Feldern

96

2.4.3 Löschen von Feldern

96

2.4.4 Ändern des Felddatentyps

98

2.4.5 Ändern von Feld- und Tabelleneinschränkungen

99

2.5 Daten in Tabellen

100

2.5.1 Daten eingeben, ändern und löschen

100

2.5.2 Navigationsschaltflächen

105

2.5.3 Die Spaltenbreite eines Feldes anpassen

105

2.5.4 Felder sortieren

106

2.5.5 Felder ein- und ausblenden

106

2.5.6 Felder fixieren

107

2.5.7 Datensätze sortieren

108

2.5.8 Suchfunktionen

111

2.5.9 Datensätze filtern

114

2.6 Formatierungen in Tabellen

123

2.6.1 Format

124

2.6.2 Eingabeformat

138

2.6.3 Beschreibung und Beschriftung

147

2.6.4 Nachschlagen

147

2.7 Beziehungen zwischen Tabellen

150

2.7.1 1:n-Beziehung

150

2.7.2 1:1-Beziehung

153

2.7.3 m:n-Beziehung

156

2.7.4 Referentielle Integrität

159

2.7.5 Übersicht schaffen mit Datenbankdiagrammen

165

2.7.6 Typische Muster von Tabellenbeziehungen

172

2.8 Durch die Normalformen das Datenbankdesign verbessern

180

2.8.1 Die nicht normalisierte Form

181

2.8.2 Die erste Normalform (1NF)

181

2.8.3 Die zweite Normalform (2NF)

183

2.8.4 Die dritte Normalform (3NF)

189

2.8.5 Die Boyce-Codd-Normalform (BCNF)

193

2.8.6 Die vierte Normalform (4NF)

196

2.8.7 Weitere Normalformen

199

2.8.8 Zweckmäßiges Datenbankdesign

201

2.9 Indizes

205

2.9.1 Automatisch generierte Tabellenindizes

205

2.9.2 Eindeutiger Schlüssel (Alternativschlüssel)

208

2.9.3 Erstellen eines Indexes

211

2.9.4 Löschen eines Indexes

214

2.10 Besondere Tabellen

215

2.10.1 Versteckte Datenbankobjekte

215

2.10.2 Systemtabellen (»MSys«) und Usertabellen (»USys«)

216

2.10.3 Das Verzeichnis aller Datenbankobjekte: »MSysObjects«

217

3 Daten filtern, sortieren und zusammenfassen: Abfragen

219

3.1 Einfache Abfragen

219

3.1.1 Vertikales Filtern - Felder auswählen

221

3.1.2 Horizontales Filtern - Datensätze auswählen

226

3.1.3 Umgang mit NULL-Werten

235

3.1.4 Mehrere Filterkriterien verwenden

236

3.1.5 Datensätze sortieren

240

3.2 Auswerten von Daten eines Datensatzes: Berechnete Felder

245

3.2.1 Einfache Operationen für Zahlenfelder

246

3.2.2 Aneinanderreihen von Textfeldern

249

3.2.3 Grundsätzliches zu Funktionen

249

3.2.4 Funktionen für Textfelder

251

3.2.5 Funktionen für Zahlenfelder

252

3.2.6 Funktionen für Datumsfelder

254

3.2.7 Konvertieren des Felddatentyps

256

3.2.8 Einfache Fallunterscheidungen

259

3.2.9 Parameter in Abfragen

262

3.3 Zusammenfassen von Datensätzen: Gruppierung und Aggregieren

266

3.3.1 Datensätze zu Gruppen zusammenfassen

268

3.3.2 Die Anzahl der Datensätze pro Gruppe

269

3.3.3 Alle Zahlen einer Gruppe summieren

271

3.3.4 Minimal- und Maximalwert aller Zahlen einer Gruppe

272

3.3.5 Mittelwert, Varianz und Standardabweichung aller Zahlen einer Gruppe

273

3.3.6 Datensätze vor dem Zusammenfassen filtern - Filter auf die Rohdaten

274

3.3.7 Datensätze nach dem Zusammenfassen filtern - Filter auf das Ergebnis

276

3.3.8 Kreuztabellenabfrage

278

3.4 Abfragen von Daten aus mehreren Tabellen

282

3.4.1 Unterdatenblätter

283

3.4.2 Passende Datensätze zusammenbringen: Abfragen mit INNER-JOIN-Verknüpfung

285

3.4.3 Jeder Datensatz mit jedem gepaart: Das kartesische Produkt

289

3.4.4 Wenn vorhanden, dann nur passende Datensätze zusammen: Abfragen mit OUTER-JOIN-Verknüpfung

291

3.4.5 Abfragen mit mehr als zwei Tabellen

295

3.5 Aktionsabfragen

299

3.5.1 Anfügeabfragen

301

3.5.2 Löschabfragen

305

3.5.3 Aktualisierungsabfragen

308

3.6 Workshops zum Normalisieren von Daten

315

3.6.1 Die Haupttabelle einer 1:n-Beziehung füllen

315

3.6.2 Die Suche nach Inkonsistenzen

320

3.6.3 Inkonsistenzen beheben

323

3.6.4 Dublettensuche

326

4 Access und die Verbindungen zur Außenwelt

329

4.1 Wann braucht man Datenverbindungen?

329

4.1.1 Eine Access-Datenbank als Insel-Lösung verwenden

331

4.1.2 Import und Export von Daten

333

4.1.3 Verbundene Datenquellen

336

4.1.4 Verteilte Datenquellen - »Datawarehouse« und »Datamining«

338

4.2 Export von Daten

339

4.2.1 Export über die Zwischenablage

339

4.2.2 Export in eine andere Access-Datenbank

342

4.2.3 Export nach Excel

343

4.2.4 Export nach Word

345

4.2.5 Export als PDF- oder XPS-Datei

347

4.2.6 Export in eine Textdatei

349

4.2.7 Export in eine HTML-Datei

355

4.2.8 Export in eine dBASE-Datei

357

4.2.9 Export in eine XML-Datei

360

4.2.10 Daten als E-Mail versenden

365

4.2.11 Export als SharePoint-Liste

366

4.2.12 Gespeicherte Exporte

368

4.3 Zugriff auf eine Access-Desktop-Datenbank aus anderen Programmen

372

4.3.1 Öffnen einer Access-Tabelle in Excel

372

4.3.2 Serienbriefe in Word erstellen

377

4.3.3 Zugriff auf eine Access-Datenbank vom Microsoft SQL Server aus

382

4.4 Import von Daten

389

4.4.1 Import aus einer anderen Access-Datenbank

390

4.4.2 Importfehler

392

4.4.3 Import eines Outlook-Ordners

397

4.4.4 Import aus einer XML-Datei

401

4.4.5 Import aus einer dBASE-Datei

404

4.4.6 Daten per E-Mail sammeln

406

4.4.7 Import einer SharePoint-Liste

406

4.4.8 Datendienste nutzen

408

4.4.9 Gespeicherte Importe

408

4.5 Workshops zum Import von Daten

409

4.5.1 Workshop: Einmaliger Import von Daten

410

4.5.2 Workshop: Regelmäßiger Datenabgleich per Import

415

4.5.3 Workshop: Import einer Tabelle mit fehlenden Daten

426

4.6 Anbindung externer Datenquellen: Verknüpfen von Tabellen

458

4.6.1 Eine Tabelle aus einer anderen Access-Datenbank verknüpfen

458

4.6.2 Trennung von Daten und Anwendung

460

4.6.3 Aktualisieren von Tabellenverknüpfungen

463

4.6.4 Andere Dateiformate verknüpfen

465

4.6.5 Eine SharePoint-Liste verknüpfen

467

4.7 Was sind Server-Datenbanken?

468

4.7.1 Vor- und Nachteile gegenüber Access

469

4.7.2 Häufig eingesetzte Datenbank-Server

472

4.7.3 Eine Tabelle über die ODBC-Schnittstelle verknüpfen

473

4.7.4 Optimierung der Client-Server-Anwendung

484

4.7.5 Access-Projekte

485

4.8 Workshops zum SQL Server

487

4.8.1 Workshop: Tabellen im SQL Server erstellen und in Access nutzen

487

4.8.2 Workshop: Datenbankdesign auf dem SQL Server

497

4.8.3 Workshop: Eine bestehende Access-Datenbank auf den SQL Server migrieren

503

5 SQL - die Programmiersprache für Datenbanken

509

5.1 Warum SQL lernen?

509

5.1.1 Voraussetzungen für dieses Kapitel

509

5.1.2 Der grafische Abfrage-Editor und SQL

510

5.2 Daten abfragen: SELECT

510

5.2.1 Abfragen von Daten aus einer Tabelle

511

5.2.2 Datensätze filtern

516

5.2.3 Datensätze sortieren

519

5.2.4 Parameter in Abfragen

520

5.2.5 Berechnete Felder

521

5.2.6 Abfragen von Daten aus mehreren Tabellen

521

5.3 Gruppierung und Aggregieren

528

5.3.1 GROUP BY

528

5.3.2 Aggregatfunktionen

529

5.3.3 HAVING

531

5.4 Unterabfragen

532

5.4.1 In der SELECT-Klausel anstelle eines Tabellenfeldes

533

5.4.2 In der FROM-Klausel anstelle einer Tabelle

536

5.4.3 In der WHERE-Klausel

537

5.4.4 In der ORDER-BY-Klausel anstelle eines Tabellenfeldes

542

5.5 Aktionsabfragen: Data Manipulation Language (DML)

543

5.5.1 INSERT INTO

544

5.5.2 SELECT ... INTO

546

5.5.3 DELETE

547

5.5.4 UPDATE

549

5.6 Datenbankobjekte verändern: Data Definition Language (DDL)

550

5.6.1 CREATE TABLE

551

5.6.2 ALTER TABLE

552

5.6.3 DROP TABLE

553

5.6.4 CREATE INDEX

553

5.6.5 DROP INDEX

554

5.7 Besondere Abfragen

554

5.7.1 UNION-Abfragen

554

5.7.2 Pass-through-Abfragen

557

6 Formulare

559

6.1 Formulare entwerfen

559

6.1.1 Ein einfaches Formular in der Entwurfsansicht erstellen

559

6.1.2 Datensatzquelle

560

6.1.3 Einen Datensatz in der Formularansicht bearbeiten

562

6.1.4 Formulare als Registerblätter oder als Fenster

562

6.1.5 Welche Ansichten von Formularen gibt es?

564

6.1.6 Navigationsschaltflächen

565

6.1.7 Datensatzmarkierer

569

6.2 Arbeiten mit Steuerelementen

570

6.2.1 Hinzufügen und bearbeiten

570

6.2.2 Anpassen von Größe und Abstand

580

6.2.3 Ausrichten

583

6.2.4 Visuelles Erscheinungsbild

584

6.2.5 Aktivieren und deaktivieren

587

6.2.6 Formatierungen

590

6.2.7 Bedingte Formatierungen

592

6.2.8 Datenbalken

595

6.2.9 Reihenfolge der Aktivierung

596

6.2.10 Gruppierung von Steuerelementen

597

6.3 Die verschiedenen Steuerelemente

597

6.3.1 Welche Steuerelemente gibt es?

598

6.3.2 Steuerelemente für Text

599

6.3.3 Auswahl Ja/Nein

603

6.3.4 Auswahl aus verschiedenen Optionen

606

6.3.5 Auswahl aus einer Liste

619

6.3.6 Grafik-Steuerelemente

626

6.3.7 Diagramme generieren

647

6.3.8 Internetfunktionen

655

6.3.9 Andere Steuerelemente

659

6.4 Arbeiten mit Layouts in Formularen

666

6.4.1 Layout- und Entwurfsansicht

667

6.4.2 Layout hinzufügen

668

6.4.3 Den Layoutbereich anpassen

670

6.4.4 Layout entfernen

672

6.4.5 Layout ähnlich einer Tabelle: Formularkopf und Formularfuß

673

6.4.6 Abstand und Gitternetzlinien

674

6.4.7 Steuerelemente verankern

675

6.5 Formulartypen

679

6.5.1 Das gebundene Standardformular

680

6.5.2 Das ungebundene Standardformular

680

6.5.3 Das Endlosformular

681

6.5.4 Das geteilte Formular

684

6.5.5 Das einfache Popup-Formular

686

6.5.6 Das modale Popup-Formular

687

6.5.7 Nicht mehr unterstützte Formulartypen

689

6.6 Arbeiten mit mehreren Formularen

689

6.6.1 Zugriff auf Daten in anderen Formularen

690

6.6.2 Unterformulare

701

6.6.3 Synchronisieren von Unterformularen

704

6.6.4 Das Navigationssteuerelement

709

6.7 Formulare aus einer Vorlage erstellen

712

6.7.1 Formularvorlagen

712

6.7.2 Anwendungsparts

713

6.8 Workshops zu Formularen

715

6.8.1 Workshop: Formulare und Unterformulare im Zusammenspiel

715

6.8.2 Workshop: Eine individuelle Eingabe-Dialogbox

723

6.8.3 Workshop: Platzreservierung

736

7 Berichte

745

7.1 Berichte entwerfen

745

7.1.1 Einen einfachen Bericht in der Entwurfsansicht erstellen

745

7.1.2 Datensatzquelle

747

7.1.3 Steuerelemente in Berichten

749

7.1.4 Unterberichte

754

7.2 Arbeiten mit Layouts in Berichten

759

7.2.1 Layout hinzufügen

759

7.2.2 Unterschiede zu Formularen

760

7.3 Ansichten eines Berichts

760

7.3.1 Seitenansicht

762

7.3.2 Direktes Drucken eines Berichts

764

7.3.3 Berichtsansicht

765

7.3.4 Einen Bericht als PDF- oder XPS-Datei exportieren

766

7.4 Bereiche in Berichten

767

7.4.1 Kopf- und Fußbereich

767

7.4.2 Ebenen zur Gruppierung

771

7.4.3 Seitenumbrüche setzen

785

7.4.4 Gruppen zusammenhalten und Abstände richtig setzen

786

7.4.5 Wiederholende Einträge ausblenden

788

7.4.6 Laufende Summen und Gesamtsummen

790

7.5 Berichte mit mehreren Spalten

792

7.5.1 Etiketten mit dem Assistenten erstellen

792

7.5.2 Mehrere Spalten einrichten

793

7.5.3 Der Seitenkopf für mehrere Spalten

797

7.6 Workshops zu Berichten

800

7.6.1 Workshop: Summen und Prozentsätze

800

7.6.2 Workshop: Filterformulare für Berichte

807

7.6.3 Workshop: Bericht in eine HTML-Datei exportieren

811

8 Einfache Programmierung mit Makros

815

8.1 Makros

815

8.1.1 Aktionen

816

8.1.2 Unsichere Aktionen und vertrauenswürdige Datenbanken

820

8.1.3 Kommentare im Makro

827

8.1.4 Fallunterscheidungen

827

8.1.5 Gruppieren und Untermakros

832

8.2 Auf Ereignisse reagieren

834

8.2.1 Ereignisse von Formularen

835

8.2.2 Ereignisse von Steuerelementen

838

8.2.3 Mit dem Zeitgeber arbeiten (Timer)

840

8.2.4 Ereignisse eines Berichts

840

8.2.5 Eingebettete Makros

842

8.3 Besondere Makros

843

8.3.1 Datenmakros (Trigger)

843

8.3.2 »AutoExec« startet beim Öffnen der Datenbank

848

8.3.3 Tastaturkürzel in »AutoKeys«

849

9 Visual Basic for Applications (VBA), die Programmiersprache für Microsoft-Office-Anwendungen

851

9.1 Warum VBA lernen?

851

9.1.1 Voraussetzungen für dieses Kapitel

852

9.1.2 Die Zukunft von VBA

852

9.2 Formulare bereichern

853

9.2.1 Auf Ereignisse reagieren

853

9.2.2 Kommentare im Code

856

9.2.3 Berechnungen und Formeln

856

9.2.4 Fallunterscheidungen

857

9.2.5 Meldungen am Bildschirm anzeigen: »MsgBox«

859

9.2.6 Befehle, die über mehrere Zeilen reichen

862

9.3 Die integrierte Entwicklungsumgebung

863

9.3.1 Ansicht im Codefenster

863

9.3.2 Übersicht halten mit dem Objektkatalog und dem Projekt-Explorer

866

9.3.3 VBA-Code im Direktbereich ausführen

869

9.3.4 Programme starten

870

9.3.5 Haltepunkte und Debug-Modus

871

9.4 Daten im Speicher verarbeiten

873

9.4.1 Variablen

873

9.4.2 Konstanten

881

9.4.3 Eingaben vom Anwender abfragen: »InputBox()«

882

9.4.4 Statische Variablen

884

9.4.5 Arrays

885

9.4.6 Dynamische Arrays

886

9.5 Kontrollstrukturen: Verzweigungen und Wiederholungen

887

9.5.1 Bedingungen und Fallunterscheidungen

888

9.5.2 Fallauswahl

888

9.5.3 Schleifen

889

9.5.4 Iteration

893

9.5.5 Sprungbefehle und Sprungmarken

894

9.6 Module

895

9.6.1 Ein Modul erstellen und bearbeiten

895

9.6.2 Prozeduren

896

9.6.3 Funktionen

899

9.6.4 Parameter

907

9.6.5 Gültigkeitsbereiche

917

9.6.6 Variablen auf Modulebene und globale Variablen

921

9.7 Klassenmodule

923

9.7.1 Ein eigenständiges Klassenmodul erstellen und bearbeiten

925

9.7.2 Objektvariablen

928

9.7.3 Eigenschaften (Properties)

935

9.7.4 Der Befehl »With«

943

9.7.5 Auflistungen (Collections)

945

9.8 Fehlerbehandlung

951

9.8.1 Auf Laufzeitfehler reagieren

952

9.8.2 Die Behandlung von Fehlern

957

9.8.3 Eigene Laufzeitfehler auslösen

958

9.8.4 Zentrale Fehlerbehandlung

958

10 Data-Access-Objects-(DAO-)Klassenbibliothek

961

10.1 Daten abfragen: »Recordset«-Objekte

962

10.1.1 Lesend auf eine Tabelle zugreifen

962

10.1.2 Einen Datensatz suchen

966

10.1.3 Domänenfunktionen - Datenabfrage in einer Zeile

968

10.1.4 Datensätze verändern

970

10.1.5 Abfragen erstellen und als Datensatzquelle nutzen

971

10.2 Aktionsabfragen ausführen

974

10.2.1 Bestehende Aktionsabfragen aufrufen

974

10.2.2 SQL-Code direkt ausführen

976

10.3 Transaktionen

976

10.3.1 Eine Transaktion starten und abschließen

977

10.3.2 Änderungen doch nicht durchführen: Rollback

979

10.4 Andere Klassenbibliotheken

980

10.4.1 Referenzen definieren

981

10.4.2 Word-Dokumente bearbeiten

982

10.4.3 Daten aus einer Excel-Tabelle gezielt auslesen

984

10.4.4 ActiveX Data Objects (ADO)

985

10.4.5 Zugriff auf das Windows-Betriebssystem

987

11 Anwendungsprogramme mit Access erstellen

991

11.1 Wichtige Elemente eines Anwendungsprogramms

992

11.1.1 Start der Anwendung

993

11.1.2 Formen des Hauptmenüs

994

11.1.3 Menüband

996

11.2 Zugriffsberechtigungen

1003

11.2.1 Benutzer, Gruppen und Zugriffsberechtigungen in ».mdb«-Dateien

1003

11.2.2 Verschlüsseln der Datenbank

1011

11.2.3 Erstellen einer ».accde«-Datei

1013

11.3 Ohne Access mit Datenbank-Dateien arbeiten: Die Access Runtime

1014

11.3.1 Installation der Access Runtime

1014

11.3.2 Workshop: Eine Datenbank runtime-fähig machen

1017

11.3.3 Workshop: Anwendungsprogramm mit Backend-Datenbank

1023

11.4 Die Grenzen der Möglichkeiten in Access - Beyond the Limits

1028

Anhang

1029

A.1 Microsoft SQL Server

1029

A.1.1 Installationsdateien herunterladen

1029

A.1.2 SQL Server Express Edition installieren

1032

A.1.3 Arbeiten nach der Installation

1040

A.1.4 SQL Server Management Studio: Das universelle Werkzeug zur Verwaltung des SQL Servers

1046

A.1.5 Eine Datenbank im SQL Server erstellen

1052

A.1.6 Datenbank trennen und wieder anfügen

1057

A.1.7 Datensicherung einer Datenbank des SQL Servers

1060

A.1.8 Authentifizierung und Berechtigungen

1061

A.2 Access Web Apps in Office 365 oder SharePoint speichern

1069

A.2.1 Access Web Apps benötigten eine SharePoint-Infrastruktur

1070

A.2.2 Beispiel einer Access Web App in SharePoint: Erfassung von Mitarbeitern und Flugbuchungen

1071

A.2.3 Alles SharePoint - und wo ist Access?

1076